Arbeitserlaubnis in der Ukraine für ausländische Unternehmen
Die Arbeitserlaubnis beantragt der ukrainische Arbeitgeber, nicht der ausländische Mitarbeiter. Über einen ordnungsgemäßen Erstantrag entscheidet der Staatliche Beschäftigungsdienst grundsätzlich innerhalb von sieben Werktagen; zuvor sind jedoch die Mitarbeiterkategorie, eine mögliche gesetzliche Ausnahme und die erforderliche befristete Aufenthaltserlaubnis zu prüfen.
Für internationale Unternehmensgruppen hängt der richtige Weg vom Einsatzmodell ab: lokale Anstellung, Entsendung, unternehmensinterne Versetzung oder Tätigkeit über eine registrierte Zweigniederlassung beziehungsweise Repräsentanz. Erlaubnis, Vertrag, Aufenthaltsrecht und Folgepflichten sollten gemeinsam geplant werden.
Der Beitrag richtet sich an ausländische Staatsangehörige, die in der Ukraine arbeiten oder eine Leitungsfunktion übernehmen möchten, sowie an internationale Unternehmen und deren Personal- und Rechtsabteilungen, die eine lokale Anstellung, Entsendung oder unternehmensinterne Versetzung planen.
1. Erlaubnispflicht und gesetzliche Ausnahmen
2. Antragsverfahren und zuständige Behörde
3. Erforderliche Unterlagen
4. Bearbeitungszeit, Gültigkeit und Gebühren
5. Verbindung zur befristeten Aufenthaltserlaubnis
6. Pflichten des Arbeitgebers nach Erteilung
7. Risiken und Sanktionen
8. Compliance-Checkliste vor dem Einsatz
Häufig gestellte Fragen
Wie DLF helfen kann
1. Erlaubnispflicht und gesetzliche Ausnahmen
Das ukrainische Gesetz über die Beschäftigung der Bevölkerung sieht Arbeitserlaubnisse für sechs Kategorien vor:
- ausländische Arbeitnehmer im Anstellungsverhältnis, einschließlich Gig-Verträgen;
- entsandte ausländische Arbeitnehmer, die aufgrund eines Außenwirtschaftsvertrags Arbeiten oder Dienstleistungen in der Ukraine ausführen;
- unternehmensinterne Versetzungen, bei denen ein Mitarbeiter innerhalb einer Unternehmensgruppe in die Ukraine versetzt wird;
- Antragsteller in Asyl- oder subsidiären Schutzverfahren, einschließlich Personen im Beschwerdeverfahren;
- Antragsteller auf Anerkennung als Staatenlose, einschließlich Personen im Beschwerdeverfahren;
- ausländische Studierende, die während des Studiums oder danach unter den gesetzlichen Voraussetzungen arbeiten.
Die geltende Gesetzesfassung enthält keinen besonderen erhöhten Gehaltsschwellenwert speziell für ausländische Arbeitnehmer. Die Vergütung muss den allgemeinen ukrainischen arbeitsrechtlichen Anforderungen und dem Arbeits- oder Gig-Vertrag entsprechen.
Keine Arbeitserlaubnis benötigen unter anderem:
- Ausländer mit unbefristetem Aufenthaltsrecht in der Ukraine;
- anerkannte Flüchtlinge, Personen mit Einwanderungsgenehmigung sowie Personen mit subsidiärem oder vorübergehendem Schutz;
- Mitarbeiter von in der Ukraine registrierten Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer juristischer Personen;
- akkreditierte Mitarbeiter ausländischer Medien;
- Berufssportler, Künstler und Beschäftigte im Kunstbereich;
- Teilnehmer an Projekten der internationalen technischen Hilfe;
- eingeladenes Lehr- und Forschungspersonal ukrainischer Bildungseinrichtungen;
- Vertreter ausländischer Schifffahrtsunternehmen und Fluggesellschaften, die diese Unternehmen in der Ukraine betreuen.
- Ausländer, die als Staatenlose anerkannt wurden;
- Mitarbeiter von Notfall- und Rettungsdiensten zur Durchführung dringender Arbeiten;
- ausländische Geistliche, die sich auf Einladung religiöser Organisationen vorübergehend in der Ukraine aufhalten, um kanonische Tätigkeiten auszuüben.
Für internationale Strukturen ist die Ausnahme für registrierte Zweigniederlassungen und Repräsentanzen besonders relevant. Sie gilt jedoch nicht automatisch für Mitarbeiter einer ukrainischen Tochtergesellschaft oder einer anderen Gruppengesellschaft.
2. Antragsverfahren und zuständige Behörde
Den Antrag stellt der Arbeitgeber — eine in der Ukraine registrierte juristische Person oder ein Einzelunternehmer. Der ausländische Mitarbeiter ist nicht Antragsteller.
Zuständig ist die territoriale Stelle des Staatlichen Beschäftigungsdienstes. Die Unterlagen können persönlich, durch einen Bevollmächtigten, per Einschreiben mit Inhaltsverzeichnis, über das elektronische Arbeitgeberkonto, ein ukrainisches Verwaltungsdienstleistungszentrum oder staatliche Online-Dienste eingereicht werden, soweit die technische Möglichkeit besteht.
Für Staatsangehörige der Russischen Föderation, der Republik Belarus und anderer offiziell als Bedrohung für nationale Interessen der Ukraine eingestufter Staaten ist die Zustimmung des regionalen Organs des Sicherheitsdienstes der Ukraine (SBU) erforderlich. Bis zur Zustimmung oder Ablehnung verlängert sich die normale Bearbeitungsfrist. Eine Ablehnung durch den SBU ist ein eigenständiger gesetzlicher Versagungsgrund.
Eine Nebentätigkeit beim selben Arbeitgeber ist ohne gesonderte Erlaubnis möglich, wenn der Nebenvertrag nicht länger läuft als die Erlaubnis für die Hauptbeschäftigung.
3. Erforderliche Unterlagen
Das Basispaket für einen ausländischen Arbeitnehmer umfasst:
- den Antrag in der vorgeschriebenen Form;
- ein Farbfoto im Format 3,5 × 4,5 cm;
- Kopien der Passseiten mit den Personendaten und eine ordnungsgemäß beglaubigte ukrainische Übersetzung;
- den vom Arbeitgeber bestätigten Entwurf des Arbeitsvertrags, Anstellungsvertrags oder Gig-Vertrags;
- einen Nachweis über die Zahlung der Erlaubnisgebühr.
Für entsandte Mitarbeiter sind zusätzlich der Außenwirtschaftsvertrag zwischen dem ukrainischen und dem ausländischen Unternehmen sowie der Nachweis des Arbeitsverhältnisses mit dem ausländischen Arbeitgeber einzureichen.
Für unternehmensinterne Versetzungen werden eine Kopie der Versetzungsentscheidung der ausländischen Gesellschaft und eine Kopie des Arbeitsvertrags mit dem ukrainischen Arbeitgeber benötigt.
Für ausländische Studierende sind unter anderem eine Kopie der Einschreibungs- und Studienzeitbestätigung, die schriftliche Zustimmung der Bildungseinrichtung, eine Kopie der befristeten Aufenthaltserlaubnis und der Ausbildungsnachweis erforderlich.
Im Ausland ausgestellte Dokumente müssen legalisiert werden, soweit ein anwendbarer internationaler Vertrag keine Ausnahme vorsieht. Fremdsprachige Dokumente sind ins Ukrainische zu übersetzen; die Unterschrift des Übersetzers muss notariell beglaubigt werden.
Bei einem unvollständigen oder formal mangelhaften Paket kann der Antrag vorübergehend ohne weitere Bearbeitung bleiben, wobei eine Frist zur Behebung der Mängel eingeräumt wird. Offensichtliche technische Fehler, die den Inhalt nicht verfälschen, sind für sich genommen kein Grund für eine Aussetzung.
4. Bearbeitungszeit, Gültigkeit und Gebühren
Die gesetzlichen Entscheidungsfristen betragen:
- bis zu 7 Werktage für die Erstausstellung;
- bis zu 3 Werktage für Verlängerung oder Änderung.
Die Höchstlaufzeit richtet sich nach der Kategorie:
| Kategorie | Höchstlaufzeit |
|---|---|
| Arbeitnehmer und Gig-Beschäftigte | 2 Jahre |
| Entsandte Mitarbeiter | 3 Jahre |
| Unternehmensinterne Versetzungen | 3 Jahre |
| Antragsteller in Schutz- oder Staatenlosigkeitsverfahren | 1 Jahr, bei Verlängerung der zugrunde liegenden Bescheinigung verlängerbar |
| Ausländische Studierende | 1 Jahr während des Studiums |
Die Gebühr wird als Vielfaches des gesetzlichen Existenzminimums für erwerbsfähige Personen zum 1. Januar des Antragsjahres berechnet. Im Jahr 2026 beträgt dieser Wert 3.328 UAH (ca. 65 EUR).
| Laufzeit | Vielfaches | Gebühr 2026 |
|---|---|---|
| Bis 6 Monate einschließlich | 3 | 9.984 UAH (ca. 195 EUR) |
| Mehr als 6 Monate bis 1 Jahr | 5 | 16.640 UAH (ca. 325 EUR) |
| Mehr als 1 Jahr bis 2 Jahre | 8 | 26.624 UAH (ca. 520 EUR) |
| Mehr als 2 Jahre bis 3 Jahre | 10 | 33.280 UAH (ca. 650 EUR) |
Bei einer Verlängerung ist die Gebühr um eine Einheit des Existenzminimums geringer als die Erstgebühr für denselben Zeitraum.
Gebührenfrei sind bestimmte gesetzliche Kategorien, darunter Antragsteller in Schutzverfahren, berechtigte ausländische Studierende, Antragsteller auf Anerkennung als Staatenlose und Ausländer, die unmittelbar an der Abwehr und Eindämmung des russischen Angriffskriegs gegen die Ukraine beteiligt waren.
Der Verlängerungsantrag ist frühestens 50 und spätestens 20 Kalendertage vor Ablauf einzureichen. Eine Einreichung außerhalb dieses Fensters ist ein Versagungsgrund.
Die ungefähren EUR-Beträge basieren auf dem offiziellen Kurs der Nationalbank der Ukraine von 51,1649 UAH je EUR am 19. Juli 2026.
5. Verbindung zur befristeten Aufenthaltserlaubnis
Die Arbeitserlaubnis berechtigt den Arbeitgeber zur Beschäftigung des Ausländers, begründet aber kein eigenes Aufenthaltsrecht. Der Mitarbeiter beantragt separat eine befristete Aufenthaltserlaubnis beim Staatlichen Migrationsdienst der Ukraine.
Typischer Ablauf:
- Der Arbeitgeber erhält die Arbeitserlaubnis.
- Der Arbeitsvertrag wird spätestens innerhalb von 90 Kalendertagen nach Erteilung abgeschlossen.
- Eine beglaubigte Vertragskopie wird innerhalb von 10 Kalendertagen nach Unterzeichnung beim Beschäftigungsdienst eingereicht.
- Der Mitarbeiter beantragt die Aufenthaltserlaubnis und legt unter anderem eine Kopie der Arbeitserlaubnis sowie die Verpflichtung des Arbeitgebers vor, die Behörden über eine vorzeitige Vertragsbeendigung zu informieren.
- Der Migrationsdienst stellt die Aufenthaltserlaubnis innerhalb von 15 Werktagen nach Annahme der Unterlagen aus.
- Bei einer Beschäftigung gilt die Aufenthaltserlaubnis für den in der Arbeitserlaubnis angegebenen Arbeitszeitraum.
Die vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfordert eine Mitteilung an die zuständigen Behörden und führt zum Widerruf der Arbeitserlaubnis sowie zum Wegfall der Grundlage für den weiteren Aufenthalt.
6. Pflichten des Arbeitgebers nach Erteilung
Nach Erteilung der Arbeitserlaubnis muss der Arbeitgeber insbesondere:
| Pflicht | Frist oder Kontrollpunkt |
|---|---|
| Arbeitsvertrag abschließen | Spätestens 90 Kalendertage nach Erteilung |
| Beglaubigte Vertragskopie einreichen | Innerhalb von 10 Kalendertagen nach Unterzeichnung |
| Sozialversicherungsbeiträge sicherstellen | Keine Nichtzahlung über zwei Monate nach Vertragsschluss, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen |
| Änderungen der Erlaubnis beantragen | Innerhalb von 30 Tagen nach einer relevanten Änderung |
| Behörden informieren und Widerruf veranlassen | Bei Beendigung des Arbeits- oder Entsendungsverhältnisses |
| Tatsächliche Beschäftigungsbedingungen kontrollieren | Position, Arbeitgeber und Dauer müssen der Erlaubnis entsprechen |
Änderungspflichtig sind unter anderem die Umfirmierung oder Reorganisation des Arbeitgebers, ein neuer Pass oder eine Namensänderung des Mitarbeiters sowie eine Änderung der Stellenbezeichnung oder Versetzung beim selben Arbeitgeber.
Die verspätete Vertragskopie, ein Einsatz bei einem anderen Arbeitgeber oder zu anderen Bedingungen, eine längerfristige Nichtzahlung von Sozialbeiträgen und bestimmte migrations- oder sicherheitsrechtliche Umstände können zum Widerruf führen.
7. Risiken und Sanktionen
Die Beschäftigung ohne erforderliche Arbeitserlaubnis wird mit 20 monatlichen Mindestlöhnen je Mitarbeiter sanktioniert. Der Mindestlohn 2026 beträgt 8.647 UAH (ca. 170 EUR); die Sanktion beläuft sich damit auf 172.940 UAH (ca. 3.380 EUR) je Person.
Bei Beschäftigung zu anderen als den genehmigten Bedingungen oder durch einen anderen Arbeitgeber beträgt die Sanktion 10 monatliche Mindestlöhne je Person.
Gegen Verantwortliche des Arbeitgebers oder einen Einzelunternehmer kann wegen der Beschäftigung eines Ausländers ohne erforderliche Arbeitserlaubnis zusätzlich eine Verwaltungsstrafe von 500 bis 1.000 steuerfreien Mindesteinkommen der Bürger (8.500 bis 17.000 UAH) verhängt werden.
Bei einem wiederholten Verstoß beträgt die Verwaltungsstrafe 1.000 bis 2.000 steuerfreie Mindesteinkommen der Bürger (17.000 bis 34.000 UAH).
Die Sanktion wird für jeden Mitarbeiter gesondert berechnet. Bei fünf Mitarbeitern ohne erforderliche Erlaubnisse läge das Risiko 2026 bei 864.700 UAH (ca. 16.900 EUR).
Die Arbeitserlaubnis kann unter anderem widerrufen werden, wenn:
- die beglaubigte Vertragskopie nicht fristgerecht eingereicht wird;
- der Arbeits-, Gig- oder Entsendungsvertrag beendet wird;
- der Mitarbeiter zu anderen Bedingungen oder für einen anderen Arbeitgeber arbeitet;
- Sozialversicherungsbeiträge zwei Monate lang nicht gezahlt werden;
- eine Entscheidung über zwangsweise Rückkehr oder Ausweisung vorliegt;
- eine zuständige Behörde wegen Gefährdung der nationalen Sicherheit oder öffentlichen Ordnung den Widerruf beantragt.
Werden später unrichtige Angaben in den eingereichten Unterlagen festgestellt, die während der Prüfung nicht erkennbar waren, kann die Erlaubnis in einem gesonderten Verwaltungsverfahren für ungültig erklärt werden.
8. Compliance-Checkliste vor dem Einsatz
Vor Aufnahme der Tätigkeit des ausländischen Mitarbeiters sollte das Unternehmen:
- die gesetzliche Kategorie des Mitarbeiters bestimmen und prüfen, ob eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist;
- prüfen, ob die Ausnahme für Mitarbeiter einer registrierten Zweigniederlassung oder Repräsentanz greift;
- den richtigen ukrainischen Arbeitgeber und die zuständige territoriale Stelle des Staatlichen Beschäftigungsdienstes bestimmen;
- das vollständige Basispaket sowie die für die jeweilige Kategorie erforderlichen zusätzlichen Unterlagen vorbereiten;
- im Ausland ausgestellte Dokumente erforderlichenfalls legalisieren und ukrainische Übersetzungen anfertigen lassen;
- bei russischen, belarusischen oder sonstigen betroffenen Staatsangehörigen prüfen, ob die Zustimmung des SBU erforderlich ist;
- die Laufzeit der Arbeitserlaubnis mit den Arbeits-, Entsende- oder Versetzungsunterlagen abstimmen;
- die Fristen von 90 Tagen für den Vertragsabschluss und 10 Tagen für die Einreichung der Vertragskopie im Fristenkalender erfassen;
- den Antrag auf die befristete Aufenthaltserlaubnis sowie die erforderliche Verpflichtungserklärung des Arbeitgebers vorbereiten;
- das Zeitfenster für die Verlängerung – frühestens 50 und spätestens 20 Kalendertage vor Ablauf der Arbeitserlaubnis – vormerken.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Mitarbeiter einer Zweigniederlassung oder Repräsentanz eine Arbeitserlaubnis?
Mitarbeiter einer in der Ukraine registrierten Zweigniederlassung oder Repräsentanz einer ausländischen juristischen Person sind gesetzlich von der Arbeitserlaubnis befreit. Die Ausnahme gilt nicht automatisch für Mitarbeiter einer ukrainischen Tochtergesellschaft oder einer anderen Gruppengesellschaft.
Braucht ein ausländischer Geschäftsführer einer ukrainischen GmbH eine Arbeitserlaubnis?
Grundsätzlich ja, wenn der Geschäftsführer Arbeitnehmer der ukrainischen Gesellschaft ist und keine gesetzliche Ausnahme greift. Die Eigenschaft als Gründer, Gesellschafter oder wirtschaftlich Berechtigter bildet nach der geltenden Gesetzesfassung keine eigene Arbeitserlaubniskategorie.
Wie lange dauert das gesamte Verfahren?
Die gesetzliche Entscheidungsfrist beträgt bei einem ordnungsgemäßen Erstantrag bis zu sieben Werktage. Übersetzungen, Legalisierung, die SBU-Zustimmung für bestimmte Staatsangehörige und das anschließende Aufenthaltsverfahren verlängern den Gesamtzeitraum.
Welche Folgen hat ein Arbeitsbeginn vor Erteilung der Erlaubnis?
Der Arbeitgeber riskiert 20 monatliche Mindestlöhne je Mitarbeiter, wenn eine Arbeitserlaubnis erforderlich war. Im Jahr 2026 entspricht dies 172.940 UAH (ca. 3.380 EUR) pro Person. Gegen Verantwortliche des Arbeitgebers oder einen Einzelunternehmer kann zusätzlich eine Verwaltungsstrafe von 8.500 bis 17.000 UAH und bei einem wiederholten Verstoß von 17.000 bis 34.000 UAH verhängt werden.
Wie funktioniert die Entsendung zu einer ukrainischen Tochtergesellschaft?
Entsandte Mitarbeiter bilden eine eigene erlaubnispflichtige Kategorie. Zusätzlich zum Basispaket sind der einschlägige Außenwirtschaftsvertrag und der Nachweis des Arbeitsverhältnisses mit dem ausländischen Arbeitgeber einzureichen. Die Erlaubnis kann für die Vertragsdauer, höchstens jedoch für drei Jahre, ausgestellt werden.
Wie DLF helfen kann
DLF attorneys-at-law begleitet ausländische Unternehmen, Investoren und ukrainische Tochtergesellschaften bei allen Schritten des Einsatzes ausländischer Mitarbeiter in der Ukraine. Die Kanzlei prüft die Unternehmens- und Beschäftigungsstruktur, bestimmt die Erlaubnispflicht oder eine Ausnahme, bereitet Anträge und Arbeits- beziehungsweise Entsendungsunterlagen vor, begleitet befristete Aufenthaltserlaubnisse, Verlängerungen und Änderungen und prüft die laufende arbeits- und migrationsrechtliche Compliance. Die Beratung erfolgt insbesondere im Rahmen der DLF-Praxen Arbeitsrecht und Gesellschaftsrecht / M&A.
Igor Dronov, Berater, DLF Rechtsanwälte
Kontakt: +380 44 384 24 54, info@dlf.ua
Dieses Material dient der allgemeinen Information. Die Anwendung der beschriebenen Ansätze hängt von den Umständen des konkreten Einzelfalls ab und erfordert eine gesonderte rechtliche Prüfung.