14. Juli 2026

Apostille und Legalisation für die Ukraine

Ukrainische amtliche Dokumente können für die Vorlage bei einer ausländischen Stelle eine Apostille benötigen, wenn die Ukraine und der Bestimmungsstaat das Haager Apostille-Übereinkommen anwenden und kein internationaler Vertrag eine Ausnahme vorsieht. Zunächst ist festzustellen, welche ukrainische Stelle das Dokument ausgestellt hat. Anschließend sind die Anforderungen des Bestimmungsstaates und der empfangenden Stelle an Apostille, Übersetzung und Dokumentenform zu prüfen.

Der Beitrag richtet sich an Ukrainerinnen und Ukrainer in der Ukraine und im Ausland, ausländische Personen mit ukrainischen Dokumenten sowie Familienangehörige, Vertreter und Rechtsanwälte, die Dokumente für Eheschließung, Scheidung, Studium, Beschäftigung, Einwanderung, Aufenthalt, Erbschaft oder andere behördliche Verfahren im Ausland vorbereiten.

1. Was eine Apostille bescheinigt — und was nicht

2. Die Ukraine und das Haager Apostille-Übereinkommen

3. Häufig apostillierte ukrainische Dokumente

4. Original, Zweitausfertigung, Registerauszug oder beglaubigte Kopie

5. Zuständige Behörden: Verteilung der Zuständigkeiten

6. Neues Verfahren des Justizministeriums: Fristen und Gebühren

7. Antrag aus dem Ausland und durch einen Vertreter

8. Elektronisches Apostille-Register

9. Apostille, Übersetzung und konsularische Legalisation

10. Praktische Checkliste vor der Einreichung

Häufig gestellte Fragen

Wie DLF helfen kann

 

1. Was eine Apostille bescheinigt — und was nicht

Eine Apostille ist eine Bescheinigung in standardisierter Form, die von der zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates auf einem amtlichen Dokument angebracht wird. Das Haager Apostille-Übereinkommen von 1961 bestimmt ihren Umfang: Die Apostille bescheinigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, sowie die Echtheit des Siegels oder Stempels. Sie bestätigt weder den Inhalt des Dokuments noch die Richtigkeit der darin genannten Tatsachen oder die rechtliche Wirkung der zugrunde liegenden Entscheidung.

Praktisch kann ein ausländisches Gericht, ein Notar, eine Bildungseinrichtung, ein Arbeitgeber oder eine Behörde die Herkunft eines ukrainischen Dokuments ohne zusätzliche Beglaubigung durch eine diplomatische Vertretung prüfen, wenn das Übereinkommen zwischen der Ukraine und dem Bestimmungsstaat anwendbar ist.

Die Apostille bescheinigt die Form, nicht den Inhalt. Eine Übersetzung ist ein gesonderter Schritt und muss den Anforderungen des Bestimmungsstaates und der empfangenden Stelle entsprechen. Auch die Anerkennung einer Qualifikation, eines Urteils oder eines anderen rechtlichen Ergebnisses kann ein eigenständiges Verfahren erfordern.

2. Die Ukraine und das Haager Apostille-Übereinkommen

Das Haager Apostille-Übereinkommen ist für die Ukraine am 22. Dezember 2003 in Kraft getreten. Vor der Einreichung sollten der aktuelle Status des Bestimmungsstaates und die Anwendbarkeit im Verhältnis zur Ukraine in der Statustabelle der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht geprüft werden.

Ein internationaler Vertrag kann vorsehen, dass ein bestimmtes Dokument ohne Apostille oder konsularische Legalisation verwendet werden darf. Eine solche Ausnahme ist für den konkreten Staat, die Dokumentenart und das beabsichtigte Verfahren zu prüfen.

3. Häufig apostillierte ukrainische Dokumente

Das Haager Übereinkommen erfasst unter anderem Gerichts- und Verwaltungsdokumente, notarielle Urkunden sowie amtliche Bescheinigungen auf Dokumenten, die von Privatpersonen unterzeichnet wurden. In der Praxis richtet sich die Vorbereitung nicht nur nach der Dokumentenart, sondern auch nach der ukrainischen Ausstellungsbehörde.

Personenstandsurkunden

Hierzu gehören Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden sowie Auszüge aus dem ukrainischen Personenstandsregister. Diese Dokumente fallen grundsätzlich in den Bereich des Justizministeriums der Ukraine.

Fehlt das Original, ist es beschädigt oder lässt es sich schwer überprüfen, kann vor der Apostille eine Zweitausfertigung oder ein aktueller Registerauszug erforderlich sein. Originale amtlicher Dokumente, die von Einrichtungen ehemaliger Sowjetrepubliken ausgestellt wurden, werden in der Ukraine nicht zur Apostillierung angenommen. Bei einem ukrainischen Personenstandseintrag ist in diesem Fall grundsätzlich eine ukrainische Zweitausfertigung zu beschaffen; ob eine beglaubigte Kopie verwendet werden kann, ist gesondert mit der ausländischen Stelle abzuklären.

Auch die ausländische Stelle kann besondere Anforderungen stellen. Sie kann eine Zweitausfertigung, einen vollständigen Registerauszug, ein kürzlich ausgestelltes Dokument oder einen Nachweis über unterschiedliche Familiennamen verlangen.

Bildungsdokumente

Eine Apostille kann für Diplome, Diplomzusätze, Schulabschlusszeugnisse, Bildungsnachweise, akademische Leistungsübersichten, Lehrpläne oder bildungsbezogene Archivbescheinigungen erforderlich sein. Über Apostillen für solche Dokumente entscheidet das Ministerium für Bildung und Wissenschaft der Ukraine nach dem jeweils geltenden Verfahren.

Vor der Einreichung sollte geklärt werden, ob die ausländische Stelle getrennte Apostillen auf Diplom und Zusatz verlangt, das Dokument des betreffenden Jahres und Musters akzeptiert oder eine zusätzliche Bestätigung der Bildungseinrichtung benötigt. Aktuelle Bearbeitungszeit, Gebühr, Unterlagen und Einreichungsweg sind unmittelbar vor der Antragstellung auf der Apostille-Seite des Ministeriums zu prüfen.

Eine Apostille führt nicht automatisch zur Anerkennung eines Abschlusses oder einer Berufsqualifikation. Im Bestimmungsstaat kann ein separates akademisches oder berufliches Anerkennungsverfahren erforderlich sein.

Strafregisterauszug oder Führungszeugnis

Ein ukrainischer Strafregisterauszug wird im Ausland häufig für Einwanderung, Aufenthalt, Beschäftigung, Adoption oder andere behördliche Verfahren verlangt. Das Innenministerium der Ukraine ermöglicht die Bestellung eines elektronischen Auszugs, eines Papierauszugs oder eines Papierauszugs mit Apostille.

Nach der aktuellen amtlichen Information des Innenministeriums kann ein elektronischer Auszug weder apostilliert noch konsularisch legalisiert werden. Verlangt die ausländische Stelle eine Apostille, ist ein Papierauszug oder ein Papierauszug mit Apostille zu bestellen; die aktuellen Abhol- oder Lieferbedingungen sollten vorab geprüft werden.

Vor der Bestellung ist außerdem zu klären, ob ein vollständiger oder verkürzter Auszug benötigt wird, wie aktuell das Dokument sein muss und ob die empfangende Stelle weitere Formalitäten verlangt.

Notarielle, gerichtliche und archivische Dokumente

Eine Apostille kann auf ukrainischen notariellen Vollmachten, Erklärungen, beglaubigten Kopien, Übersetzungen mit notarieller Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers und anderen von einem ukrainischen Notar errichteten Dokumenten angebracht werden. Die Apostille bescheinigt dabei die Unterschrift und Eigenschaft des Notars, nicht den Inhalt des privaten Dokuments.

Bei Urteilen, Beschlüssen und sonstigen Gerichtsunterlagen sollte vorab geklärt werden, ob die ausländische Stelle eine beglaubigte Kopie, einen Rechtskraftvermerk, eine gesonderte Gerichtsbescheinigung oder ein anderes formelles Element verlangt. Eine Apostille ersetzt nicht die Anerkennung oder Vollstreckbarerklärung einer Entscheidung im Ausland.

Auch Archivbescheinigungen, Auszüge und Kopien können eine Apostille benötigen. Bei der Bestellung sollte dem Archiv mitgeteilt werden, dass das Dokument für das Ausland bestimmt ist, und geklärt werden, welche Form sowohl die ukrainische zuständige Behörde als auch die ausländische Stelle akzeptieren.

4. Original, Zweitausfertigung, Registerauszug oder beglaubigte Kopie

Die Form des Dokuments kann ebenso wichtig sein wie sein Inhalt. Eine ausländische Stelle verlangt möglicherweise das Original, eine Zweitausfertigung, einen vollständigen Registerauszug, eine beglaubigte Kopie oder ein Dokument, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurde.

Vor dem Apostille-Antrag sollte geprüft werden:

• ob die zuständige ukrainische Behörde das konkrete Dokument akzeptiert;
• ob eine Apostille auf einer ordnungsgemäß beglaubigten Kopie zulässig ist;
• ob wegen Beschädigung oder fehlender Überprüfbarkeit ein neues Dokument erforderlich ist;
• ob die ausländische Stelle eigene Vorgaben zum Ausstellungsdatum, Umfang des Auszugs oder zu zusätzlichen Vermerken hat.

Nicht jedes ukrainische Dokument kann apostilliert werden. Das Haager Übereinkommen gilt insbesondere nicht für Dokumente diplomatischer oder konsularischer Vertreter und für Verwaltungsdokumente, die unmittelbar Handels- oder Zollgeschäfte betreffen. Für Identitätsdokumente und andere ausgeschlossene Kategorien sind die Regeln der jeweils zuständigen ukrainischen Stelle zu prüfen.

5. Zuständige Behörden: Verteilung der Zuständigkeiten

In der Ukraine werden Apostillen von sechs zuständigen Behörden erteilt. Die Wahl der Behörde hängt davon ab, welche Stelle das Dokument ausgestellt hat. Dies ist der wichtigste erste Schritt, da die Einreichung bei der falschen Behörde der häufigste Grund für eine Ablehnung ist. Die Verteilung der Zuständigkeiten ergibt sich aus den Apostille-Regeln.

Behörde	Dokumentenkategorie	Frist	Gebühr
Justizministerium	Gerichtsdokumente; notarielle Urkunden; Personenstandsurkunden; Archivdokumente; Vollmachten	5 Werktage	670 UAH (ca. 13 EUR; natürliche Personen) / 1.160 UAH (ca. 23 EUR; juristische Personen)
Ministerium für Bildung und Wissenschaft	Diplome; akademische Bescheinigungen; Dokumente von Bildungs- und Wissenschaftseinrichtungen	5 Werktage (Standard) / bis zu 20 (erweitert)	nach aktuellem Tarif des Bildungsministeriums
Außenministerium	Dokumente, die nicht in die Zuständigkeit anderer Behörden fallen (Auffangkategorie)	auf Anfrage	nach aktuellem Tarif des Außenministeriums
Staatlicher Migrationsdienst	Dokumente des Migrationsdienstes zu Migration, Staatsangehörigkeit und verwandten Kategorien	10 Werktage	nach aktuellem Tarif des Migrationsdienstes
Staatlicher Steuerdienst	Dokumente des Staatlichen Steuerdienstes und seiner territorialen Stellen	auf Anfrage	nach aktuellem Tarif des Steuerdienstes
Innenministerium	Dokumente des Innenministeriums, insbesondere Strafregisterauszüge	auf Anfrage	nach aktuellem Tarif des Innenministeriums

Diese Verteilung ist am 1. Januar 2023 in Kraft getreten. Vor dieser Reform wurden die meisten Dokumente, die nun vom Migrationsdienst, vom Steuerdienst und vom Innenministerium apostilliert werden, an das Außenministerium gerichtet. Die Reform beschleunigte die Bearbeitung und führte eine spezialisierte Zuständigkeit für jede Behörde ein.

6. Neues Verfahren des Justizministeriums: Fristen und Gebühren

Seit dem 1. Februar 2026 wendet das Justizministerium ein aktualisiertes Apostille-Verfahren an. Die wichtigsten Parameter:

Frist: bis zu 3 Werktage (in der Praxis 5 Werktage), gerechnet ab dem Tag nach der Registrierung des Antrags im Einheitlichen Elektronischen Apostille-Register. Zuvor betrug die Standardfrist 2 Werktage. Das neue Verfahren verlängerte die formale Frist und führte zugleich einen vollständig elektronischen Dokumentenverkehr ein.

Gebühr: 670 UAH (ca. 13 EUR) für natürliche Personen und 1.160 UAH (ca. 23 EUR) für juristische Personen. Die Gebühr wird anhand des Existenzminimums für arbeitsfähige Personen berechnet und jährlich zum 1. Januar automatisch überprüft.

Einreichungswege:

• persönlich — bei den Abteilungen für staatliche Registrierung von Personenstandsakten oder bei einem Notar;
• per Post — für Personen, die sich im Ausland befinden;
• elektronisch über das Diia-Portal — für Dokumente, für die diese Möglichkeit vorgesehen ist.

Zuständige Personen: Apostillen werden von den territorialen Stellen des Justizministeriums, ukrainischen Notaren und Amtsträgern des Staatlichen Archivdienstes der Ukraine angebracht.

Ablehnungsgründe: beschädigtes oder unlesbares Dokument; Korrekturen und Streichungen; Ausfertigung mit Bleistift oder per Fax; fehlende Unterschrift oder fehlendes Siegel; Anzeichen einer Fälschung; fehlende Zuständigkeit der Behörde für das Dokument.

Seit dem 1. Februar 2026 werden Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden über das Einheitliche Elektronische Register apostilliert: Papierapostille und digitale Apostille werden gleichzeitig ausgestellt, und jede enthält einen QR-Code zur Überprüfung.

7. Antrag aus dem Ausland und durch einen Vertreter

Ein Aufenthalt außerhalb der Ukraine hindert nicht daran, eine Apostille für ein ukrainisches Dokument zu organisieren. Dokumente im Zuständigkeitsbereich des Justizministeriums können per Post oder durch einen Vertreter eingereicht werden; Diia wird für elektronische amtliche Dokumente in den vom Verfahren vorgesehenen Fällen genutzt.

Ein Familienangehöriger, Rechtsanwalt oder anderer Vertreter kann bei der Beschaffung einer Zweitausfertigung, der Antragstellung oder der Abholung helfen. Umfang und Nachweis der Vollmacht richten sich nach der jeweiligen Leistung. In einem Verfahren genügen eine Erklärung oder schriftliche Einwilligung des Inhabers, in einem anderen werden eine Vollmacht, eine anwaltliche Vollmachtsurkunde oder weitere Nachweise verlangt.

Nach den aktuellen Informationen des Bildungsministeriums können Bildungsdokumente durch den Inhaber oder einen Vertreter eingereicht und über den vorgesehenen Dienst aus der Ferne bearbeitet werden. Das Innenministerium ermöglicht die Bestellung eines Papierauszugs aus dem Strafregister, auch mit Apostille, und die Entgegennahme durch den Antragsteller oder Vertreter. Für andere Behörden sind die jeweiligen Regeln gesondert zu prüfen.

Vor der Übersendung von Originalen sollten über einen amtlichen Kanal bestätigt werden:

• vollständige Unterlagen und Form der Vertretungsmacht;
• Zahlungsweise und am Einreichungstag gültige Bankverbindung;
• Einreichungsadresse und Rückgabe der fertigen Dokumente;
• ob unmittelbar nach der Apostille eine Übersetzung oder ein weiterer Schritt erforderlich ist.

8. Elektronisches Apostille-Register

Eine im System erfasste Apostille kann über das offizielle Elektronische Apostille-Register anhand ihrer Daten und, soweit vorhanden, des QR-Codes überprüft werden.

Die Online-Prüfung ermöglicht es einer ausländischen Stelle, den Registereintrag zu bestätigen. Sie bestätigt nicht den Inhalt des Dokuments und ersetzt kein gesondertes Übersetzungs- oder Anerkennungsverfahren.

9. Apostille, Übersetzung und konsularische Legalisation

Apostille und konsularische Legalisation sind unterschiedliche Verfahren zur Bestätigung amtlicher Dokumente für die Verwendung im Ausland.

Eine Apostille wird verwendet, wenn das Übereinkommen zwischen der Ukraine und dem Bestimmungsstaat anwendbar ist und keine besondere Vertragsausnahme gilt. Ist das Übereinkommen nicht anwendbar, kann nach den Regeln des Bestimmungsstaates eine konsularische Legalisation erforderlich sein.

Ein internationaler Vertrag kann bestimmte Dokumente von der Legalisation befreien. Bestand und Umfang einer solchen Ausnahme sind für das konkrete Dokument und Verfahren zu prüfen; eine allgemeine Länderliste genügt nicht.

Die Übersetzung ist ein gesonderter Schritt. Die empfangende Stelle bestimmt Sprache, zugelassene Übersetzer, Beglaubigungsform und eine mögliche notarielle oder sonstige Bestätigung.

Häufig ist es praktisch, zuerst die Apostille zu erhalten und anschließend Dokument und Apostille gemeinsam übersetzen zu lassen. Die endgültige Reihenfolge sollte dennoch vor Beauftragung der Übersetzung bestätigt werden, da die ausländische Stelle ein anderes Format oder eine gesonderte Beglaubigung der Übersetzung verlangen kann.

10. Praktische Checkliste vor der Einreichung

• Prüfen, ob der Bestimmungsstaat das Haager Apostille-Übereinkommen im Verhältnis zur Ukraine anwendet.
• Prüfen, ob ein internationaler Vertrag das konkrete Dokument von Apostille oder Legalisation befreit.
• Die genauen Anforderungen der empfangenden Stelle an Dokument, Ausstellungsdatum, Übersetzung und Beglaubigung einholen.
• Klären, ob Original, Zweitausfertigung, Registerauszug, beglaubigte Kopie oder Gerichtsunterlage mit Rechtskraftvermerk verlangt wird.
• Die ukrainische zuständige Behörde anhand des Ausstellers bestimmen.
• Aktuelle Frist, Gebühr, Unterlagen und Einreichungsweg dieser Behörde prüfen.
• Die endgültige Übersetzung erst beauftragen, wenn die Reihenfolge von Apostille, Übersetzung und Beglaubigung feststeht.
• Bei einem Strafregisterauszug eine apostillierbare Form bestellen und die verlangte Aktualität prüfen.
• Die Vertretungsmacht klären, bevor eine Vollmacht unterzeichnet oder versandt wird.
• Vor Versendung von Originalen Adresse, Rückgabe, Sendungsverfolgung und Verlustrisiko prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine ältere ukrainische Geburts- oder Heiratsurkunde apostilliert werden?

Zunächst sind Ausstellungsdatum, ausstellende Stelle und Dokumentenform zu prüfen. Ein Original, das von einer Einrichtung einer ehemaligen Sowjetrepublik ausgestellt wurde, wird in der Ukraine nicht zur Apostillierung angenommen; bei einem ukrainischen Personenstandseintrag ist grundsätzlich eine ukrainische Zweitausfertigung erforderlich. Bei anderen älteren, beschädigten oder schwer überprüfbaren Dokumenten kann die zuständige Behörde oder die ausländische Stelle ebenfalls einen aktuellen Registerauszug oder eine Zweitausfertigung verlangen.

Kann ein Familienangehöriger oder Rechtsanwalt die Dokumente einreichen?

Ja, eine Vertretung ist möglich, die Anforderungen unterscheiden sich jedoch je nach Behörde und Leistung. Vorab ist zu klären, ob eine notarielle Vollmacht, eine schriftliche Einwilligung des Inhabers, eine anwaltliche Vollmachtsurkunde oder ein anderer Nachweis erforderlich ist.

Kann die Apostille organisiert werden, während sich die Person im Ausland befindet?

Ja. Dokumente des Justizministeriums können per Post oder durch einen Vertreter eingereicht werden; Diia wird für elektronische amtliche Dokumente in den vom Verfahren vorgesehenen Fällen genutzt. Bildungsministerium, Innenministerium, Migrationsdienst, Steuerdienst und Außenministerium haben eigene Verfahren; Fernantrag und Rückgabe von Originalen sind jeweils gesondert zu prüfen.

Kann ein elektronischer ukrainischer Strafregisterauszug apostilliert werden?

Nein. Nach der aktuellen Information des Innenministeriums kann ein elektronischer Auszug weder apostilliert noch konsularisch legalisiert werden. Für die Verwendung im Ausland mit Apostille ist ein Papierauszug oder ein Papierauszug mit Apostille zu bestellen.

Soll die Übersetzung vor oder nach der Apostille erfolgen?

Das entscheidet die empfangende Stelle. Häufig erfolgt die Übersetzung nach der Apostille, damit Dokument und Apostille gemeinsam übersetzt werden; Sprache, Beglaubigung und Reihenfolge sollten jedoch vorher bestätigt werden.

Hat eine Apostille ein Ablaufdatum?

Das Haager Übereinkommen sieht für die Apostille kein Ablaufdatum vor. Die empfangende Stelle kann jedoch verlangen, dass das zugrunde liegende Dokument erst kürzlich ausgestellt wurde, insbesondere bei Register- oder Strafregisterauszügen.

Welche Behörde ist für mein Dokument zuständig?

Die Zuständigkeit richtet sich nach der ausstellenden Stelle. Das Justizministerium bearbeitet Personenstands-, Notariats-, Gerichts- und Archivdokumente; das Bildungsministerium Bildungsdokumente; das Innenministerium seine amtlichen Dokumente einschließlich Papierauszügen aus dem Strafregister; Migrations- und Steuerdienst die Dokumente ihrer Behörden; das Außenministerium andere Dokumente im Rahmen seiner aktuellen Zuständigkeit.

Wie DLF helfen kann

DLF attorneys-at-law unterstützt ukrainische Staatsangehörige, ausländische Personen, Vertreter und Privatpersonen in allen Phasen der Vorbereitung ukrainischer Dokumente für die Verwendung im Ausland: Prüfung, ob eine Apostille oder konsularische Legalisation erforderlich ist, Ermittlung der zuständigen ukrainischen Behörde, Klärung der Anforderungen der ausländischen empfangenden Stelle sowie Organisation von Zweitausfertigungen, Einreichung durch einen Vertreter, Übersetzung und internationaler Zustellung.

In grenzüberschreitenden Angelegenheiten hilft DLF außerdem, Apostille-Anforderungen für Vollmachten, Personenstandsurkunden, Bildungsdokumente, Strafregisterauszüge sowie Gerichts-, Notariats- und Archivdokumente abzustimmen.

Igor Dronov, Berater — DLF Rechtsanwälte

Kontakt: +380 44 384 24 54, info@dlf.ua

Dieser Beitrag dient allgemeinen Informationszwecken. Die Anwendbarkeit der beschriebenen Vorgehensweisen hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab und erfordert eine gesonderte rechtliche Beurteilung.