Interimsgeschäftsführung in der Ukraine
1. Warum wird ein Interimsgeschäftsführer benötigt?
2. Buchhaltung
3. Vergütung des Interimsgeschäftsführers
3.1. Höhe des Gehalts des Interimsgeschäftsführers
3.2. Fristen der Gehaltszahlung
3.3. Besteuerung des Gehalts
4. Registrierung des ständigen Geschäftsführers
1. Warum wird ein Interimsgeschäftsführer benötigt?
Für ausländische Unternehmen und Investoren, die eine Gesellschaft in der Ukraine gründen oder die ein Geschäft in der Ukraine betreiben möchten, ist die Frage der Interimsgeschäftsführung oft relevant. Dies liegt daran, dass ein Ausländer gemäß den geltenden ukrainischen Gesetzen nicht sofort zum Geschäftsführer werden kann, ohne dass er über eine entsprechende Arbeitserlaubnis verfügt. Ein Antrag auf die Erteilung einer solchen Erlaubnis muss beim Arbeitsamt mit der Unterschrift des derzeitigen Geschäftsführers einer bereits registrierten ukrainischen Gesellschaft eingereicht werden.
Dementsprechend wird zunächst ein ukrainischer Staatsbürger oder ein ausländischer Staatsbürger, der eine permanente Aufenthaltserlaubnis für die Ukraine hat, vorübergehend zum Geschäftsführer bestellt. Formell, also rechtlich gesehen, ist er als Geschäftsführer der Gesellschaft eingetragen und hat alle Rechte und Pflichten eines ordentlichen, ständigen Geschäftsführers. Gleichzeitig sind die wichtigsten organisatorischen und rechtlichen Konsequenzen zu berücksichtigen, die die Bestellung eines solchen Interimsgeschäftsführers mit sich bringt und die von ausländischen Gründern zu berücksichtigen sind.
2. Buchhaltung
Die ukrainischen Gesetze lauten, dass alle Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen und Jahresabschlüsse führen sollen. Die Buchführung an Unternehmen muss fortlaufend geführt werden, vom Eintragungsdatum bis zur Liquidation.
Die Organisation der Buchführung gehört zum Verantwortungsbereich des Inhabers, d.h. des Gründers des Unternehmens. Es ist der Inhaber, der sich darum kümmern muss, wer für die Buchführung zuständig ist, nämlich:
1) eine der besten Optionen besteht darin, die Position eines Buchhalters am ukrainischen Unternehmen einzuführen (einen Buchhalter dort einzustellen) oder eine Buchhaltungsabteilung zu gründen, die von einem Hauptbuchhalter geleitet wird;
2) es können auch Dienstleistungen einer Buchhaltungsgesellschaft in Anspruch genommen werden (es kann auch ein Dienstleistungsvertrag abgeschlossen werden).
3. Vergütung des Interimsgeschäftsführers
Da der Interimsgeschäftsführer einer ukrainischen GmbH als Arbeitnehmer beschäftigt ist, soll ihm gemäß den ukrainischen Gesetzen ein Gehalt angerechnet und ausgezahlt werden. Gleichzeitig ist es notwendig, minimale Garantien bei der Arbeitsvergütung einzuhalten. Der Geschäftsführer darf sein Gehalt nicht ablehnen.
3.1. Höhe des Gehalts des Interimsgeschäftsführers
Das Gehalt kann dem Mindestgehalt entsprechen. Als Mindestgehalt gilt die Mindestvergütung für den monatlichen (Stunden-) Arbeitssatz eines Arbeitnehmers, die sich derzeit auf 6.500,- UAH (etwa umgerechnet 175,- EUR) beläuft.
Dies bedeutet, dass juristische Personen, die Arbeitnehmer beschäftigen, ihren Arbeitnehmern, insbesondere ihren Geschäftsführern (auch Interimsgeschäftsführern), monatlich mindestens 6.500,- UAH (etwa umgerechnet 175,- EUR) anrechnen und auszahlen müssen. Bei Nichteinhaltung dieser Regel wird eine Geldstrafe von 13.000,- UAH (etwa umgerechnet 350,- EUR) verhängt.
Die ukrainische Gesetzgebung sieht Fälle vor, in denen es möglich ist, ein Gehalt auszuzahlen, das unter dem Mindestlohn liegt: es geht um die Vergütung für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Dies ist möglich, wenn der Arbeitnehmer (in unserem Fall geht es um den Geschäftsführer) zur Kurzarbeit beschäftigt ist.
3.2. Fristen der Gehaltszahlung
Bei der Zahlung von Gehältern muss berücksichtigt werden, dass diese gemäß der geltenden ukrainischen Gesetzgebung wie folgt auszuzahlen sind:
- an Werktagen;
- zweimal im Monat;
- nach einem Zeitraum von höchstens 16 Kalendertagen;
- spätestens sieben Tage nach Ablauf des Zahlungszeitraums.
3.3. Besteuerung des Gehalts
Bei jeder Gehaltszahlung an den Geschäftsführer muss der Arbeitgeber als Steueragent die Einkommenssteuer in Höhe von 18% und die Wehrabgabe in Höhe von 1,5% einbehalten, d.h. von dessen Gehalt abziehen.
Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, die einheitliche Sozialversicherungssteuer (eSVS) in Höhe von 22% des aufgelaufenen Gehalts des Geschäftsführers anzurechnen und an den ukrainischen Staatshaushalt abzuführen. Der Mindestbetrag der eSVS beträgt derzeit 1.430,- UAH (etwa umgerechnet 40,- EUR).
4. Registrierung des ständigen Geschäftsführers
Nach dem Erhalt einer ukrainischen Arbeitserlaubnis für einen Ausländer (z.B. für den Gründer eines ukrainischen Unternehmens) und seiner Bestellung zum (ständigen) Geschäftsführer des Unternehmens müssen entsprechende Änderungen ins ukrainische Handelsregister (Firmenbuch) eingetragen werden. Für die vollständige Übertragung der Befugnisse an den neuen Geschäftsführer im Finanz- und Steuerbereich reicht die Eintragung im ukrainischen Handelsregister (Firmenbuch) jedoch nicht aus.
Dazu muss sich der neue (ständige) Geschäftsführer bei der Bank registrieren, in welcher das ukrainische Unternehmen seine Geschäftskonten eröffnet hat, und elektronische Schlüssel für die Übermittlung von Jahresabschlüssen erhalten.
Anmerkung: Sowohl für die Registrierung eines (ständigen) Geschäftsführers bei der Bank, als auch für den Erhalt von elektronischen Schlüsseln ist die persönliche Anwesenheit des Geschäftsführers erforderlich. Gemäß der geltenden ukrainischen Gesetzgebung ist die Durchführung dieser Handlungen auf der Grundlage einer Vollmacht oder aus der Ferne im Ausland nicht zulässig.
Um die Tätigkeit des Unternehmens nicht zu blockieren, muss also der Ausländer, der nach Erhalt einer ukrainischen Arbeitserlaubnis zum Geschäftsführer bestellt wurde, seine Reise in die Ukraine rechtzeitig planen.