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8. August 2021

Gründung eines IT-Unternehmens in der Ukraine

Einführung
1. Registrierung einer GmbH in der Ukraine
2. Gewerbearten
3. Besteuerungssystem
4. Eröffnung des Bankkontos und Einzahlung des Stammkapitals
5. Beschäftigung eines Ausländers als Geschäftsführer
6. Miete des Büros
7. Rechtsverhältnisse zwischen der GmbH und den Arbeitnehmern
8. Rechtsverhältnisse zwischen der GmbH und ihren Unterauftragnehmern (privaten Einzelunternehmern)

 

Beim Start eines IT-Unternehmens in der Ukraine gibt es eine Reihe von Besonderheiten, die von Ausländern berücksichtigt werden müssen, damit sie ihre IT-Geschäfte in der Ukraine erfolgreich eröffnen und betreiben können.

1. Registrierung einer GmbH in der Ukraine

Die Rechtsform, die sich in der Ukraine sowohl unter dort Ansässigen, wie auch unter dort Nichtansässigen großer Popularität erfreut, ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Die Dokumente, die vom Antragsteller für die staatliche Registrierung einer GmbH vorgelegt werden müssen, sind die nachfolgenden:

  • Antrag auf die staatliche Registrierung der Gründung der juristischen Person;
  • eine Ausfertigung des Originals (eine notariell beglaubigte Kopie) des Beschlusses der Gründer über die Gründung der GmbH;
  • Satzung der Gesellschaft (die Unterschriften der Gesellschafter sollten notariell beglaubigt werden);
  • Eigentumsstruktur in der Form und mit dem Inhalt, wie gesetzlich festgelegt;
  • Dokument, das die Registrierung des Ausländers in seinem Sitzland bestätigt (Auszug aus dem Handels- bzw. Bank- bzw. Gerichtsregister usw.) – dies gilt dann, wenn eine GmbH in der Ukraine zu gründen ist, in welcher ein oder mehrere Gründer als ausländische juristische Personen auftreten;
  • notariell beglaubigte Kopie des Ausweisdokuments der Person, die als wirtschaftlicher Endbegünstigter für die GmbH auftritt;
  • Vollmacht für Personen, die von den Gesellschaftern bevollmächtigt sind, die Satzung der GmbH im Namen der Gesellschafter zu unterzeichnen und zu registrieren. Vollmachten und sonstige Urkunden, die im Ausland erteilt worden sind, benötigen eine offizielle Beglaubigung (eine Apostillierung bzw. eine konsularische Legalisierung – je nach dem Erteilungsland) und eine beglaubigte Übersetzung ins Ukrainische.

2. Gewerbearten

In der Satzung der GmbH sowie unmittelbar bei deren Registrierung müssen ihre Gewerbearten richtig ausgewählt und angegeben werden, und zwar in Anlehnung an das Klassenverzeichnis der Gewerbearten (KWED). Zu den hauptsächlichen KWED-Gewerbearten, die im IT-Geschäft generell verwendet werden, gehören Folgende:

62.01 – Computerprogrammierung;
62.02 – Beratung zur Informatisierung;
62.03 – Tätigkeit zur Bedienung von Computerausrüstungen;
62.09 – andere Tätigkeiten im Bereich von Informationstechnologien und Computersystemen;
63.11 – Datenbearbeitung, Veröffentlichung von Informationen auf Webseiten und darauf bezogene Tätigkeiten;
63.12 – Webportale;
63.99 – Erbringung sonstiger Informationsdienstleistungen, die in keine andere Gruppe eingeordnet sind.

Darüber hinaus können dazu auch andere KWED-Gewerbearten hinzugefügt werden, je nach Besonderheiten der Tätigkeit eines einzelnen Unternehmens.

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3. Besteuerungssystem

Bei der Registrierung eines IT-Unternehmens muss gleichzeitig ein Besteuerungssystem gewählt werden, je nach dem Umfang des geplanten Gewinns: entweder das allgemeine oder das vereinfachte Besteuerungssystem.

Juristische Personen im IT-Bereich sind berechtigt, das vereinfachte Besteuerungssystem der III. Gruppe zu wählen, die für diejenigen Personen angeboten wird, deren Gewinnumfang innerhalb eines Kalenderjahres die Höhe von 1.167 Mindestlöhnen (zum 1. Januar des Steuerjahres / des Berichtsjahres gesetzlich festgelegt) nicht übersteigt. Dieser Betrag des Mindestlohns beträgt inzwischen etwa 7 Mio. UAH (etwa umgerechnet 218 Tsd. EUR).

Die Zinssätze der Einheitssteuer für Steuerzahler der III. Gruppe sind wie folgt festgelegt:

1) 3 % des Gewinns – falls die Mehrwertsteuer gezahlt wird;
2) 5 % des Gewinns – falls die Mehrwertsteuer in der Einheitssteuer mit einbezogen ist.

4. Eröffnung des Bankkontos und Einzahlung des Stammkapitals

Nach der Eintragung der GmbH in das Einheitliche staatliche Register (ESR) muss sich der Geschäftsführer an eine Bank wenden, um das Geschäftskonto zu eröffnen.

Anmerkung! Die Anwesenheit des Geschäftsführers ist eine obligatorische Voraussetzung für die Kontoeröffnung, weil er im Namen der Gesellschaft auftritt und unterzeichnungsberechtigt ist. Er muss auch „Die Liste der Personen, die nach der ukrainischen Gesetzgebung zur Verfügung über das Konto berechtigt sind“ unterzeichnen, Kopien der Dokumente bestätigen und den Zugang zum Kunde-Bank-System erhalten (in verschiedenen Banken wird das unterschiedlich gemacht).

Notwendige Dokumente:

  • Pass und Steuernummer des Geschäftsführers (Originale);
  • Verordnung über die Bestellung des Geschäftsführers (Original);
  • Protokoll (Beschluss) über die Bestellung des Geschäftsführers (Original);
  • Dokumentenverzeichnis aus dem staatlichen Registeramt (Original);
  • Siegel der GmbH (falls vorhanden);
  • Eigentumsstruktur in vorgeschriebener Form.

Bei einigen Banken wird noch Folgendes ersucht:

  • Kopien der Pässe der wirtschaftlichen Endbegünstigten (falls vorhanden);
  • Kopie des Auszugs aus dem Handelsregister bezüglich der Gründer, die als nichtansässige juristische Personen auftreten.

Es werden durch Nichtansässige tendenziell bei der Kontoeröffnung bewährte Banken mit ausländischer Beteiligung bevorzugt, die viele in- und ausländische Niederlassungen haben. Mit solchen Banken kann man einen konstruktiven Dialog führen, sie verlangen keine unnötigen Dokumente, insbesondere bei der Kontoeröffnung.

Die Art des Kontos hängt von Bedürfnissen der Gesellschaft ab, insbesondere davon, in welcher Währung Geldmittel auf das Konto eingehen müssen – nur in UAH oder auch in einer ausländischen Währung. Für Nichtansässige ist es in der Regel bequemer, von vornherein ein Multi-Währungs-Konto zu eröffnen.

Hinsichtlich des Stammkapitals muss Folgendes berücksichtigt werden:

  • es ist nicht obligatorisch, die Höhe des Stammkapitals in der Satzung anzugeben, diese kann auch nur im Protokoll der Gründerversammlung angegeben werden; wenn die Höhe des Stammkapitals in der Satzung der GmbH angegeben worden ist, muss die Satzung in einer neuen Fassung beim Registeramt vorgelegt werden, sooft eine Änderung des Stammkapitals beschlossen worden ist;wen
  • n die nicht ansässigen Gründer die Höhe des Stammkapitals in der Satzung (im Protokoll) in UAH angeben, können dadurch Probleme mit der Buchung von Geldmitteln auf das Konto der Gesellschaft anfallen, weil ein Nichtansässiger Geldmittel in einer ausländischen Währung überweisen und der konvertierte Betrag in UAH zum Überweisungs- und zum Buchungsdatum unterschiedlich sein könnte. Demnach können die ukrainischen Banken es ablehnen, die Geldmittel auf das Konto der ukrainischen GmbH zu buchen, und zwar unter Zugrundelegung dessen, dass rechtliche Grundlagen dafür fehlen, weil der zu buchende Betrag den Gründungsdokumenten nicht entspricht. Dies kann dadurch vermieden werden, dass der entsprechende Betrag in einer ausländischen Währung (z. B., in USD oder in EUR) in der Satzung (im Protokoll) angegeben wird, so dass gerade dieser Betrag in der ausländischen Währung als Stammkapital überwiesen werden kann.

5. Beschäftigung eines Ausländers als Geschäftsführer

Wenn die Gründer bestrebt sind, einen Ausländer als Geschäftsführer in der ukrainischen GmbH zu beschäftigen, muss vor allem eine Erlaubnis zur Beschäftigung des Ausländers eingeholt werden (falls dieser Ausländer zu einer Gruppe von Personen nicht gehört, die nach dem ukrainischen Recht keine Erlaubnis dafür benötigen). Dazu muss der amtierende Geschäftsführer der Gesellschaft beim Arbeitsamt folgende Dokumente vorlegen:

1) Antrag in vorgeschriebener Form;
2) Kopien der Seiten des Passdokuments des Ausländers mit seinen persönlichen Daten zusammen mit der Übersetzung ins Ukrainische, die ordnungsgemäß beglaubigt wurde;
3) Farbfoto des Ausländers 3,5 x 4,5 cm;
4) Kopie des Entwurfs des Arbeitsvertrags mit dem Ausländer, die durch den Arbeitgeber bestätigt wurde.

Der Arbeitgeber kann eine Erlaubnis zur Beschäftigung des Ausländers unter der Voraussetzung einholen, dass diesem ein Arbeitsentgelt in Höhe von mindestens 10 Mindestlöhne ausgezahlt wird, was derzeit 60 Tsd. UAH beträgt (etwa umgerechnet 1.870,- EUR).

Ein Ausländer kann somit nicht sofort als Geschäftsführer einer ukrainischen Neugründung beschäftigt werden. Bei der Registrierung einer GmbH ist daher zuerst ein ukrainischer Staatsbürger zum Geschäftsführer zeitweilig zu bestellen, so dass er Dokumente einreichen kann, um eine Erlaubnis zur Beschäftigung des Ausländers einzuholen. Es ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob eine Aufenthaltsgenehmigung für die Ukraine erforderlich ist.

6. Miete des Büros

Da die GmbH noch nicht gegründet worden ist, kann sie kein Büro in ihrem Namen mieten. Zugleich soll die Sitzadresse der GmbH bei der Eintragung ins ESR angegeben werden. Die Gesellschaften finden oft einen Ausweg aus dieser Situation, indem sie eine Geschäftsadresse für die Registrierung mieten, und nach der Registrierung schließen sie einen Mietvertrag ab und ändern die Sitzadresse.

Wenn ein Raum für das Büro gefunden worden ist und der Mietvertrag eine sofortige Unterzeichnung benötigt, damit der Raum an einen Dritten (an eine andere Person) nicht gemietet wird, kann der Mietvertrag mit einem Treuhänder als natürliche Person abgeschlossen werden, und nach der Registrierung der GmbH kann dieser Mietvertrag, nach der Vereinbarung mit dem Vermieter, mit der GmbH neu abgeschlossen werden (hier gibt es verschiedene Wege, um den Mieter in einem Mietvertrag zu ersetzen).

7. Rechtsverhältnisse zwischen der GmbH und den Arbeitnehmern

Beim Abschluss von Arbeitsverträgen mit IT-Arbeitnehmern ist Folgendes zu berücksichtigen:

  • die Bezeichnungen der Stellen müssen dem aktuellen Nationalen Verzeichnis der Ukraine DK 003:2010 „Verzeichnis der Berufe“ entsprechen, das durch die Verordnung des Staatlichen Komitees der Ukraine zu den Fragen der technischen Regelung und Konsumpolitik vom 28.07.2010 Nr. 327 verabschiedet wurde, sonst geht der Arbeitgeber das Risiko ein, für die Verletzung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen bestraft zu werden, und der Arbeitnehmer – die für den Renteneintritt notwendigen Beschäftigungsjahre zu verlieren. Zu betonen ist, dass das aktuelle ukrainische Verzeichnis der Berufe nicht immer genaue Entsprechungen für die Berufe beinhaltet, die tatsächlich im IT-Bereich bestehen, deswegen müssen die Unternehmen unter denen wählen, die am nächsten zum heutigen Beruf sind, z. B. (mit diesen Codes):

2131.2 Analytiker für Computerkommunikationen
2131.2 Analytiker für Computersysteme
2131.2 Analytiker für EDV-Datenbanken
2131.2 Analytiker für operationale und angewandte Software
2131.2 Analytiker für Software und Multimedia
2131.2 Ingenieur für Computersysteme
2131.2 Ingenieur für Computersoftware
2131.2 Forschungsingenieur für Computersysteme und Automatik
2131.2 Designer für Computersysteme
2132.2 Software-Ingenieur
2132.2 Programmierer (Datenbanken)
2132.2 Anwendungsprogrammierer
2132.2 Systemprogrammierer
3121 Software-Techniker
3121 Techniker für Systemverwaltung
3121 Spezialist für Informationstechnologien
3121 Spezialist für Softwareentwicklung und -testung
3121 Spezialist für Entwicklung von Computerprogrammen usw.

  • in der Ukraine entwickeln sich IT-Unternehmen in einem ziemlich dynamischen und wettbewerbsintensiven Umfeld, so dass Bedingungen des Vertrags über das Geschäftsgeheimnis, die vertrauliche Information und den Wettbewerbsausschluss sorgfältig festgelegt werden sollten, um die Marktposition des Unternehmens sicherzustellen;
  • da die Erfüllung von arbeitsvertraglichen Arbeitspflichten und Dienstaufgaben in einem IT-Unternehmen oft mit der Schaffung von Objekten des geistigen Eigentums verbunden ist, muss ein Verfahren für die Übertragung von Eigentumsrechten auf Objekte des geistigen Eigentums an das IT-Unternehmen sowie die Vergütungen dafür vertraglich festgelegt werden, damit Verletzungen von Urheberrechten der Arbeitnehmer vermieden werden können.

8. Rechtsverhältnisse zwischen der GmbH und ihren Unterauftragnehmern (privaten Einzelunternehmern)

IT-Unternehmen, neben ihren Arbeitnehmern, ziehen oft in der Ukraine zur Dienstleistungserbringung (Arbeitserfüllung) private Einzelunternehmer als Unterlieferanten heran. Beim Abschluss von Verträgen mit privaten Einzelunternehmern sollte Folgendes berücksichtigt werden:

  • erstens, da die Tätigkeit von privaten Einzelunternehmern (ebenso wie von Arbeitnehmern) nach Verträgen mit IT-Unternehmen eng mit der Schaffung / Nutzung von Objekten des geistigen Eigentums verbunden ist, sollte in diesen Verträgen ein Verfahren für die Übertragung von Vermögensurheber- und/oder Leistungsschutzrechten über Objekte des geistigen Eigentums an das Unternehmen sowie die Vergütungen dafür geregelt werden; es sollten auch Übergabeprotokolle für Urheber- und Leistungsschutzrechte unterzeichnet werden;
  • zweitens, ebenso wie im Falle mit den Arbeitnehmern, muss die Frage des Geschäftsgeheimnisses, der vertraulichen Information und deren Geheimhaltung sowie des Wettbewerbsausschlusses grundlegend geregelt werden;
  • drittens, es gibt Risiken bei der Anerkennung der tatsächlichen Arbeitsverhältnisse zwischen einer GmbH und einem privaten Einzelunternehmer, und dies kann dazu führen, dass gegen IT-Unternehmen Strafsanktionen verhängt sowie die einheitliche soziale Gebühr (22%), die Einkommenssteuer (18%) und die Wehrgebühr (1,5%) nachberechnet werden können.

Gerichtlich wird dabei Folgendes als kennzeichnende Merkmale für Arbeitsverhältnisse betrachtet:

  • regelmäßige Zahlung des Entgelts im Verlauf der Arbeit (und nicht das Arbeitsergebnis);
  • Befolgung der Betriebsordnung;
  • Erfüllung der Arbeit im Rahmen des Berufs / der Stelle, der / die im aktuellen Nationalen Verzeichnis der Ukraine DK 003:2010 „Verzeichnis der Berufe“ bestimmt ist, das durch die Verordnung des Staatlichen Komitees der Ukraine zu den Fragen der technischen Regelung und Konsumpolitik vom 28.07.2010 Nr. 327 verabschiedet wurde;
  • Pflicht des Arbeitgebers, einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen;
  • Einhaltung der unternehmensinternen Arbeitsschutzregeln;
  • Dienstleistungserbringung (Arbeitsausführung) ausschließlich für einen Auftraggeber usw.

Verträge mit privaten Einzelunternehmern müssen also keine Merkmale von Arbeitsverträgen aufweisen und sollen dabei den gesetzlichen Anforderungen an Wirtschaftsverträge entsprechen:

  • ein Vertrag mit einem privaten Einzelunternehmer als Wirtschaftsvertrag kann nicht unbefristet sein und muss für eine bestimmte Dauer abgeschlossen werden;
  • ein solcher Vertrag muss kein direktes Verbot der Dienstleistungserbringung (der Arbeitsausführung) für andere Auftragnehmer enthalten;
  • die erbrachten Dienstleistungen (die ausgeführten Arbeiten) sind obligatorisch aufgrund eines Protokolls der erbrachten Dienstleistungen (der ausgeführten Arbeiten) / eines jeweiligen Übergabeprotokolls bzw. eines anderen ähnlichen Protokolls zu übergeben;
  • es sollte ein System der Bezahlung der Dienstleistungen entwickelt werden, und zwar nach den Arten der Dienstleistungen (der Arbeiten), die entsprechend den eingetragenen KVED-Gewerbearten der privaten Einzelunternehmer jeweilig zu erbringen (auszuführen) sind, wobei dieses System im Vertrag (bzw. in einer Anlage zum Vertrag) fixiert werden muss;
  • es sollte im Vertrag eine Haftung des privaten Einzelunternehmers vorgesehen werden, und zwar für eine nicht gehörige Erbringung von Dienstleistungen (Ausführung von Arbeiten) bzw. deren verspätete Erbringung (Ausführung) sowie für die Verletzung der Bedingungen des Vertrags über die Geheimhaltung der vertraulichen Information und den Wettbewerbsausschluss.
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