Beantragung einer Lizenz zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland

In den letzten Jahren fahren immer mehr Ukrainer ins Ausland zur Arbeit. Nach offiziellen Angaben (Daten für das Jahr 2019) ist die Zahl der Arbeitsmigranten aus der Ukraine auf rund drei (3) Millionen gestiegen. Bevorzugte Länder für die Arbeitsmigration sind Polen, die Tschechische Republik, Portugal, Italien und Kanada.

Unter solchen Umständen nehmen die Ukrainer häufig Dienstleistungen von Vermittlern in Anspruch, die versprechen, ihnen schnell eine Arbeit zu vermitteln und bei der Erlangung eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis im Zielland behilflich zu sein. Die Vermittlungsunternehmen müssen über alle vom Wirtschaftsministerium der Ukraine auszustellenden Registrierungsdokumente und Lizenzen verfügen, die für die Erbringung von Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland erforderlich sind.

Wenn ein Unternehmen beabsichtigt, Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland zu erbringen, so dürfen solche Tätigkeiten ausschließlich auf der Grundlage einer Lizenz durchgeführt werden, die das einzige Dokument ist, das Unternehmen berechtigt, Vermittlungsleistungen bei Beschäftigung von ukrainischen Bürgern im Ausland zu erbringen.

Das Verfahren für die Erteilung einer Lizenz und die Lizenzbedingungen für Vermittlungstätigkeiten zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland sind in der Verordnung des Ministerkabinetts der Ukraine Nr. 1060 vom 16. Dezember 2015 festgelegt.

Um eine Lizenz für die Erbringung von Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland zu erlangen, ist ein Lizenzantrag beim Wirtschaftsministerium der Ukraine zu stellen.

Die anderen Dokumente können in zwei Gruppen unterteilt werden:

1. Das ukrainische Unternehmen, das eine Lizenz beantragt, hat folgende Dokumente einzureichen:

ein Dokument zur Bestätigung des Eigentums an den Büroräumlichkeiten oder ein Mietvertrag. Die Büroräumlichkeiten dürfen nicht für Wohnzwecke bestimmt sein und müssen mit Computerausrüstung und einem Drucker ausgestattet werden. Die Angaben zu den Arbeitszeiten und der Name des Lizenznehmers sind am Eingang der Büroräumlichkeiten anzubringen;
eine Kopie des mit einem ausländischen Unternehmen geschlossenen Außenhandelsvertrags über die Erbringung von Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland, wobei ein vom ausländischen Arbeitgeber unterzeichneter Entwurf des Arbeitsvertrags bzw. Arbeitskontrakts in ukrainischer Sprache oder in der Sprache des Ziellandes ein integraler Anhang dazu sein muss; darüber hinaus muss ein solcher Arbeitsvertrag bzw. Arbeitskontrakt Verpflichtungen des ausländischen Arbeitgebers und Angaben zu den Arbeitsbedingungen enthalten. Diese Dokumente müssen zweisprachig sein (in Ukrainisch und in der Sprache des ausländischen Partners) oder nur in der Sprache des ausländischen Partners. Falls die jeweiligen Verträge in einer Fremdsprache abgefasst sind, müssen sie ins Ukrainische übersetzt werden. Dabei muss die Unterschrift des Übersetzers von einem Notar beglaubigt werden. Der Entwurf des Arbeitsvertrags muss Angaben zu Arbeitsbedingungen, Arbeitszeit, Sozialleistungen, Lohn in UAH-Äquivalent (dabei
ist mindestens der Mindestlohn im Beschäftigungsland zu zahlen) und Versicherungsprämien enthalten;
eine Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass die Tätigkeiten des Lizenznehmers nicht von den Personen mit Sitz oder Wohnsitz in anderen Staaten, die Kampfhandlungen gegen die Ukraine durchführen, kontrolliert werden.

2. Der ausländische Partner hat folgende Dokumente bereitzustellen:

eine Kopie des Dokuments zur Bestätigung der Registrierung des ausländischen Partners, Angaben zur Eintragung der ausländischen Firma (Auszug aus dem Handelsregister des jeweiligen Landes);
eine Kopie der Erlaubnis oder Lizenz zur Beschäftigung von Ausländern (sofern ausländische Gesetzesbestimmungen dies vorschreiben);
eine Kopie des Dokuments (normalerweise ein Vertrag/Kontrakt), das die Beziehung zwischen dem ausländischen Vermittler und dem ausländischen Arbeitgeber bestätigt;
eine Kopie der von der zuständigen Behörde des Beschäftigungslandes ausgestellten Lizenz oder Erlaubnis für Vermittlungstätigkeiten zur Beschäftigung von Ausländern;
eine Kopie des Tarifvertrags zwischen dem ausländischen Arbeitgeber und der Gewerkschaftsorganisation (falls vorhanden) oder eine Kopie einer vom ausländischen Arbeitgeber unterzeichneten Erklärung darüber, dass ein solcher Tarifvertrag nicht abgeschlossen wurde.

Die Verordnung des Ministerkabinetts der Ukraine Nr. 1060 enthält auch organisatorische Vorschriften und Verpflichtungen an den Lizenznehmer zur Ausübung von Vermittlungstätigkeiten bei Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland.

Demgemäß dürfen solche Tätigkeiten ausschließlich in den für Wohnzwecke nicht bestimmten Räumlichkeiten ausgeübt werden. Am Eingang der Räumlichkeiten sind der Name des Lizenznehmers und die Angaben zu den Arbeitszeiten anzubringen, und innerhalb der Räumlichkeiten folgende Informationen:

die vollständige Benennung des Lizenznehmers, sein Sitz und seine Telefonnummern, Name, Vorname und Name des Vaters des Geschäftsführers und/oder des Inhabers;
eine Kopie des Auszugs aus dem ukrainischen Handelsregister;
die Angaben zum Beschluss einer zuständigen Lizenzbehörde über die Lizenzerteilung oder eine Kopie der Lizenz (falls vorhanden), oder der Auszug aus dem ukrainischen Handelsregister mit Angabe der jeweiligen Lizenzbehörde und des Datums der Lizenzerteilung;
die Auflistung der Staaten, in denen der Lizenznehmer zur Beschäftigung seiner Kunden berechtigt ist, und zwar auf der Grundlage der geschlossenen Außenhandelsverträge (-kontrakte) über die Erbringung von Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland;
die vom Lizenznehmer bescheinigten allgemeinen Informationen über den Charakter der künftigen Arbeit, über die Berufstätigkeiten, die zur Beschäftigung angeboten werden, sowie über die Arbeits- und Aufenthaltsbedingungen im Zielstaat;
die Telefonnummer des zuständigen Aufsichtsorgans im Lizenzierungsbereich;
die Gesetze der Ukraine „Über die Lizenzierung der wirtschaftlichen Tätigkeiten“, „Über die Grundlagen der staatlichen Aufsicht (Kontrolle) im Bereich der Wirtschaftstätigkeit“, die Auszüge aus den Gesetzen der Ukraine „Über die Beschäftigung der Bevölkerung“, „Über die externe Arbeitsmigration“, „Über den Verbraucherschutz“ hinsichtlich der Leistungserbringung;
das Buch für Kundenrückmeldungen.

Unter den Hauptverpflichtungen sind Folgende zu nennen:

die wirtschaftliche Tätigkeit darf nur im Rahmen des zwischen dem Lizenznehmer und einem ausländischen Geschäftspartner geschlossenen Außenhandelsvertrags (-kontrakts) ausgeübt werden;
mit dem Kunden ist ausschließlich ein schriftlicher Vertrag über die Erbringung von Vermittlungsleistungen bei Beschäftigung des Kunden im Ausland abzuschließen;
die Angaben zur Anzahl der im Ausland beschäftigten Personen sind bei den zuständigen Lizenzbehörden regelmäßig vorzulegen;
die Angaben zu den geschlossenen Verträgen über die Erbringung von Vermittlungsleistungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland sind auf Anfrage der zuständigen Lizenzbehörde zur Verfügung zu stellen;
ein einheitliches Kundenerfassungsbuch ist zu führen;
eine eigene Webseite soll verfügbar sein.

Es ist zu beachten, dass das Unternehmen zur Ausübung von Vermittlungstätigkeiten zur Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland und zur Erlangung der entsprechenden Lizenz mindestens einen Mitarbeiter mit einem Universitätsabschluss in Rechtswissenschaften beschäftigen muss. Wenn kein solcher Mitarbeiter vom Unternehmen beschäftigt ist, so muss ein Rechtsberatungsvertrag mit einem Dritten abgeschlossen werden, z.B. einer Rechtsanwaltskanzlei.

Nach Erhalt aller erforderlichen Unterlagen, sofern sie den geltenden Gesetzen entsprechen, entscheidet das Wirtschaftsministerium der Ukraine innerhalb von zehn (10) Werktagen über die Erteilung einer Lizenz für Vermittlungstätigkeiten bei Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland und veröffentlicht seine Entscheidung auf der offiziellen Website. Und erst danach muss der Lizenznehmer innerhalb von zehn (10) Werktagen die staatliche Gebühr für die Erteilung der Lizenz bezahlen. Die staatliche Gebühr für die Erteilung der Lizenz entspricht einem Existenzminimum für Erwerbsfähige, der zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Erteilung der Lizenz gilt (am 01. Juli 2020 beträgt dieser Betrag 2197,- UAH, umgerechnet ca. 75,- EUR). Die Nichtbezahlung der staatlichen Gebühr innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist gilt als Grund für den Widerruf der Lizenz.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei Tätigkeiten ohne Lizenz oder bei Nichteinhaltung der Lizenzbedingungen Verwaltungsgeldbußen in Höhe von tausend bis zweitausend Steuerfreibeträgen (von UAH 17.000,- bis 34.000,-, umgerechnet ca. 570,- EUR bis 1.140,- EUR) verhängt werden können, entweder mit oder ohne Beschlagnahme von hergestellten Waren, Werkzeugen, Rohstoffen und Einkünften, die infolge einer solchen Ordnungswidrigkeit erzielt wurden.

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