Короткий огляд правил найму працівників в Україні
Вступ
1. Право, яке застосовується
2. Мова
3. Укладення трудових договорів
4. Трудовий контракт
5. Трудові відносини з директором
6. Посада
7. Строк
8. Випробувальний строк
9. Заробітна плата
10. Відпустка
11. Компенсація за невикористані дні відпустки
12. Сплата податків
13. NDA
14. Захист персональних даних
15. Передача прав інтелектуальної власності
16. Безпека праці
17. Припинення договору
18. Мобілізація
При укладенні трудових договорів і контрактів в Україні потрібно враховувати низку особливостей українського законодавства. Не всі положення трудових договорів іноземних компаній можуть бути імплементовані в українських трудових договорах.
Слід також пам’ятати, що українське трудове право часто захищає інтереси працівників більше, ніж роботодавця. Правове регулювання захисту конфіденційної інформації та комерційної/службової таємниці також має свої особливості.
1. Право, яке застосовується
Згідно з законодавством України, правовідносини, в яких за трудовим договором роботодавцем є іноземна компанія, переважно не регулюються правом України. Представництва іноземної юридичної особи в Україні укладають трудові договори/контракти за українським законодавством.
2. Мова
Трудові договори/контракти повинні укладатись в Україні українською мовою. Можливе також укладення двомовних договорів/контрактів.
3. Укладення трудових договорів
В Україні трудовий договір укладається, за загальним правилом, у письмовій формі. Можливість укладення трудового договору з використанням електронних цифрових підписів визначається індивідуально для кожного випадку. Законодавство також містить перелік випадків, в яких трудовий договір може бути укладений виключно в письмовій формі.
4. Трудовий контракт
Трудовий контракт – форма трудового договору, у якому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (зокрема матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, зокрема дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.
Трудовий контракт можна укладати лише з визначеними українським законодавством категоріями працівників, наприклад, з директором. Із усіма іншими категоріями працівників укладається звичайний трудовий договір.
5. Трудові відносини з директором
Варто дублювати в трудовому контракті з директором обмеження, які наявні в статуті української компанії: наприклад, на види та суми договорів, які він має право укладати, на відкриття/закриття рахунків в банку. Необхідно уникати розбіжностей і різночитань положень статуту роботодавця щодо повноважень директора та трудового контракту з директором.
В Україні можливе також закріплення так званого «принципу чотирьох очей», щоправда при цьому необхідно враховувати низку особливостей.
6. Посада
Назви професій працівника в Україні повинні відповідати назвам відповідно до Класифікатора професій, який діє в Україні. Назви професій, посад не можуть зазначатись у довільній формі.
7. Строк
Для укладення строкового трудового договору потрібні підстави, встановлені в українському законодавстві. Якщо такі підстави відсутні, то договір укладається безстроково.
8. Випробувальний строк
Тривалість випробувального строку встановлюється законодавством та за загальним правилом не може перевищувати трьох місяців (для робітників – 1 місяць). Можливість встановлення іншої тривалості випробувального строку потребує аналізу індивідуальної ситуації.
9. Заробітна плата
В Україні сума заробітної плати до виплати завжди зазначається з урахуванням усіх платежів, які можуть бути стягнуті з цієї суми («неочищена сума» або сума брутто). Сума нетто до виплати «на руки» працівникові може також зазначатися в трудовому договорі/контракті, але додатково.
Виплата заробітної плати працівникові в Україні повинна зазначатися в договорах у гривнях. Може вказуватися відповідний еквівалент в іноземній валюті та формули співвідношення на дату фактичних виплат. Виплати заробітної плати повинні здійснюватися в гривнях.
Сума фактичних виплат також може регулюватися шляхом встановлення неповного робочого дня. Це може бути актуальним для регулювання виплат директорам підприємств в Україні, які не є резидентами та не мають наміру постійно перебувати в Україні.
Строки виплати заробітної плати встановлені законом. Бажано погоджувати трудові договори/контракти перед їх підписанням з бухгалтером в Україні, насамперед – положень про заробітну плату.
Положення про обов’язковість виплати та розмір премій (наприклад, річних премій за результатом досягнення визначених показників, Performance Bonus), які закріплені в політиках міжнародної групи, також потребують детального аналізу, перед тим як вони будуть імплементовані в трудовому договорі/контракті.
10. Відпустка
Часто за кордоном базовим періодом, за який надається відпустка, є календарний рік, а сама відпустка вимірюється робочими днями. В Україні ж вирішальним є робочий рік та календарний день відповідно. Відповідно, слід враховувати, що:
- відпустка надається за відпрацьований робочий рік, а не за календарний рік;
- відпустка надається максимально протягом 12 місяців після закінчення року, за який вона надається, (а не, наприклад, до 31.03. наступного календарного року);
- в деяких випадках працівники мають право на додаткову відпустку, наприклад, за особливий характер праці: за ненормований робочий день або за роботу за ПК. Це слід враховувати, якщо роботодавець хоче встановити щорічну основну відпустку понад передбачені законодавством 24 календарні дні, та розписувати детально в трудовому договорі/контракті, щоб працівник не мав права вимоги на більшу кількість днів відпустки.
Інша стаття за темою: Зміни в наданні та використанні відпусток в Україні
Встановлення додаткової кількості днів щорічної основної відпустки варто погоджувати з українським бухгалтером.
11. Компенсація за невикористані дні відпустки в Україні
За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією, при цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути меншою, ніж 24 календарних дні.
При звільненні працівника обов’язково виплачується компенсація за невикористані дні відпустки.
12. Сплата податків
Визначення порядку сплати податків з доходів, які виплачуються працівникам, залежить від кожного індивідуального випадку. Це повʼязано з тим, що необхідно враховувати індивідуальні характеристики найму, наприклад:
- країна місцезнаходження роботодавця;
- форма роботи (віддалена чи на робочому місці роботодавця);
- наявність договорів про уникнення подвійного оподаткування або інших міждержавних договорів;
- місце виконання роботи громадянина України;
- громадянство працівника;
- порядок виплати доходу тощо.
Якщо підприємство вважається роботодавцем згідно з законодавством України, воно є також податковим агентом працівника. Відповідно, працівник не може сплачувати податки зі своїх доходів самостійно.
13. NDA
В Україні встановлений порядок і режим збереження конфіденційної інформації та комерційної/службової таємниці. Для ефективного впровадження такого режиму необхідно не тільки підписати відповідну угоду з працівником, але й:
- офіційно встановити на підприємстві перелік відомостей, які відносяться до такої інформації,
- визначити порядок доступу до такої інформації,
- визначити використання корпоративних носіїв інформації тощо.
Збереження конфіденційної інформації та інформації, що містить комерційну або службову таємницю, потребує комплексного вирішення.
14. Захист персональних даних
В Україні роботодавці при прийнятті працівників не мають право витребувати згоду на обробку персональних даних, крім випадків передбачених законодавством про захист персональних даних.
Роботодавцю варто включити в трудовий договір або контракт розділ про використання персональних даних працівника у сфері трудових правовідносин чи для використання в інших рекламно-інформаційних цілях і забезпечення їх захисту, або отримати від працівника окрему письмову згоду на використання персональних даних працівника. Працівник може відкликати таку згоду в будь-який момент.
15. Передача прав інтелектуальної власності
Процедура переходу права інтелектуальної власності на обʼєкти, створені працівником, повинна бути детально відображена в трудовому договорі. Крім того, ця процедура має бути врегульована у внутрішніх документах роботодавця (наказах, інструкціях, службових дорученнях/завданнях).
У трудовому договорі/контракті з працівником варто передбачити, що всі майнові права інтелектуальної власності на об’єкт інтелектуальної власності, створений у зв’язку з виконанням трудового договору/контракту, належать роботодавцю, а заробітна плата, що сплачується працівнику за виконання його трудових обов’язків, пов’язаних зі створенням об’єкту інтелектуальної власності, включає в себе також винагороду за створення об’єкту інтелектуальної власності. Для цього роботодавцю необхідно дотримуватися відповідних алгоритмів постановки завдань (доручень), фіксації їх виконання.
У компанії також повинні діяти правила використання обладнання, на якому потенційно працівником може створюватися обʼєкт права інтелектуальної власності, правила зберігання та передачі інформації, використання знімних носіїв інформації тощо. Всі ці правила повинні бути розроблені та затверджені відповідно до законодавства України, а також із цими правилами працівник має бути ознайомлений особисто під підпис.
16. Безпека праці
В Україні вимоги щодо безпеки праці контролюються згідно з законодавством і встановлюються по-різному залежно від форми та особливостей роботи. Роботодавець повинен забезпечити не тільки фактичну безпеку, але й наявність розроблених положень та інструкцій щодо безпеки праці (включаючи також роботу віддален о).
Працівники повинні бути ознайомлені з такими правилами та інструкціями відповідно до законодавства. Порушення таких вимог може призвести до відповідальності як роботодавця, так і його керівників.
17. Припинення договору
За українським законодавством не можна зобов’язати працівника попередити про розірвання за його ініціативою за кілька місяців наперед. В Україні працівник може розірвати трудові відносини, попередивши про це роботодавця за 2 тижні (в окремих випадках цей строк може бути ще меншим).
Припинення з ініціативи роботодавця не може відбуватися безпідставно (наприклад, просто з попередженням за кілька місяців). Для правомірного звільнення працівника з ініціативи роботодавця необхідна одна з підстав, що передбачені українським законодавством.
Будь-які додаткові підстави звільнення, вказані в договорі, потребують детального аналізу з метою уникнення їх оспорювання в суді.
18. Мобілізація
В Україні зараз діє воєнний стан і мобілізація. При прийнятті на роботу необхідно враховувати правила щодо виконання вимог мобілізації, які діють на момент працевлаштування працівника. Ці правила змінюються та потребують моніторингу в кожному окремому випадку. Крім того, роботодавець несе низку зобовʼязань щодо мобілізованих працівників.