23. April 2024

Erstzertifizierung von Minenschutzverfahren in der Ukraine

Einleitung

1. Zertifizierungspflichtige Minenschutzverfahren in der Ukraine

2. Allgemeine Anforderungen zur Dokumenteneinreichung

3. Etappen der Erstzertifizierung:

3.1. Organisationsphase

3.2. Operative Phase

3.3. Vor-Ort-Prüfung

3.4. Datenauswertung und Zertifizierungsentscheidung

 

Als Maßnahme zur Deregulierung des ukrainischen Minenräummarktes wurde am 2. Februar 2024 in der Ukraine ein Pilotprojekt zur Zertifizierung von Minenschutzbetreibern und Minenschutzverfahren eingeleitet. Bevor das Projekt startete, unterschieden sich die Zertifizierungsanforderungen der verschiedenen Behörden in verfahrenstechnischen Details.

Mit dem Projekt wird speziell eine Vereinheitlichung der verfahrenstechnischen Abläufe angestrebt. Die Anforderungen an die Antragsteller richten sich weiterhin nach den zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden nationalen Gesetzen und Standards.

1. Zertifizierungspflichtige Minenschutzverfahren in der Ukraine

Um den Status eines Minenschutzbetreibers zu erlangen, muss man eine Erstzertifizierung bestehen und ein Zertifikat für mindestens ein Minenschutzverfahren erhalten.

Folgende Minenschutzverfahren sind zertifizierungspflichtig:

• nichttechnische Untersuchung;
• technische Untersuchung;
• manuelle Minenräumung;
• Minenräumung mit Hilfe von Maschinen und Geräten;
• Einsatz von Hundeteams des Minensuchdienstes;
• Räumung von Kampfgebieten;
• Entminung von Wassergebieten;
• Verfahren zur Neutralisierung (Vernichtung) von Minen und / oder explosiven Kampfmittelrückständen;
• Aufklärung der Bevölkerung über die Risiken, welche mit Minen und explosiven Kriegsresten verbunden sind.

Die Zertifizierung von Minenschutzbetreibern und -verfahren erfolgt derzeit durch folgende Zertifizierungsstellen:

• Minenschutzzentrum beim Staatlichen Sondertransportdienst (ukr. DSST), Stadt Tschernihiw;
• Interregionales Zentrum für humanitäre Minenräumung beim Staatlichen Notfalldienst der Ukraine (ukr. DSNS), Stadt Merefa;
• Minenräumzentrum der Streitkräfte der Ukraine, Stadt Kamjanez-Podilskij.

Es ist wichtig, dass sichergestellt ist, dass die Zertifizierungsstelle, an die sich das Unternehmen wendet, für das entsprechende Minenräumverfahren akkreditiert ist. So wird z.B. die Entminung von Wassergebieten durch Minenschutzzentrum beim Staatlichen Sondertransportdienst (ukr. DSST) in Tschernihiw zertifiziert.

2. Allgemeine Anforderungen zur Dokumenteneinreichung

Alle Dokumente zur Zertifizierung werden in der Landessprache, d.h. auf Ukrainisch, eingereicht. Fremdsprachige Dokumente müssen ins Ukrainische übersetzt werden.

Der Antrag und die Unterlagen können in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur eingereicht werden.

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Bei der Erstzertifizierung ist die gleichzeitige Beantragung von Zertifizierungen derselben Verfahren bei verschiedenen Zertifizierungsstellen nicht möglich.

Sollte die Erstzertifizierung eines der Verfahren nicht erfolgreich sein (Rückgabe von Unterlagen, Nichteinhaltung von Fristen usw.), besteht die Möglichkeit, die Zertifizierung eines solchen Verfahrens bei einer anderen Zertifizierungsstelle zu beantragen oder bei der gleichen Zertifizierungsstelle erneut zu beantragen.

Liegt bereits ein Konformitätszertifikat der Zertifizierungsstelle vor, bei der die Zertifizierung eines neuen Verfahrens beantragt wird, erfolgt die Erstzertifizierung eines solchen neuen Verfahrens ohne Organisationsphase, vorausgesetzt natürlich, dass die zuvor eingereichten Unterlagen nicht geändert wurden.

Die Zertifizierung ist kostenpflichtig. Regierungsstellen und Nichtregierungsorganisationen/Non-Profit-Organisationen können von der Verpflichtung, Gebühren zu bezahlen, befreit werden, sofern die Durchführung von Minenschutzmaßnahmen im Einklang mit ihren satzungsgemäßen Zielen steht.

Es ist sehr wichtig, die Eignung des Unternehmens für die Zertifizierung von Minenschutzverfahren zu prüfen, um festzustellen, ob die gesetzlichen Bestimmungen und Standards in Bezug auf Dokumentation, Organisationsstruktur, Personal, Material und technische Ausrüstung etc. eingehalten werden.

Auf diese Weise können sowohl finanzielle Kosten als auch Zeitverluste vermieden werden, die unweigerlich entstehen, wenn während der Zertifizierung Mängel kurzfristig behoben oder die Zertifizierungsmaßnahmen ausgesetzt werden müssen.

3. Etappen der Erstzertifizierung

3.1. Organisationsphase

In der Organisationsphase bestätigt die Zertifizierungsstelle die organisatorischen, finanziellen, rechtlichen und verwaltungstechnischen Kompetenzen des Antragstellers sowie seine Qualitätsmanagementfähigkeiten als Minenschutzbetreiber.

Zu diesem Zweck muss der Zertifizierungsstelle eine umfangreiche Liste von Dokumenten und Informationen vorgelegt werden, unter anderem:

• Angaben zur Qualifikation, Ausbildung und praktischen Erfahrung des Leiters und der Abteilungsleiter sowie Kopien ihrer Stellenbeschreibungen;
• Angaben zu den logistischen Möglichkeiten;
• Angaben zum internen Qualitätsmanagementsystem, zum Informationsmanagementsystem, zu Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, zu verfügbaren Konformitätszertifikaten usw.

Die Zertifizierungsstelle sendet dem Antragsteller innerhalb von 2 Arbeitstagen per E-Mail eine Mitteilung mit einem Vertragsentwurf über die Organisationsphase der Zertifizierung und die damit verbundenen Kosten.

Der Antrag wird innerhalb von 5 Arbeitstagen geprüft. Wenn der Antrag unvollständig ist, ungenaue Angaben enthält oder mit unvollständigen Unterlagen eingereicht worden ist, wird er zur Überarbeitung zurückgeschickt. Die Frist für die Überarbeitung beträgt maximal 30 Tage.

Wenn der Antrag und die Dokumente in Ordnung sind, prüft die Zertifizierungsstelle innerhalb von 10 Arbeitstagen den Antrag und die Dokumente.

Sobald alle Mängel behoben sind, kann die Entscheidung über das Bestehen der Organisationsphase durch den Antragsteller getroffen werden.

3.2. Operative Phase

In der operativen Phase werden die praktischen und technischen Kompetenzen des Antragstellers zur Durchführung der Verfahren anhand der Analyse der eingereichten Unterlagen geprüft.

Die Dokumente müssen für jedes Minenschutzverfahren separat eingereicht werden. Zu diesen Unterlagen gehören unter anderem:

• Standards, Normen, Vorschriften und andere Dokumente mit Standardarbeitsanweisungen, die für den Arbeitsablauf verwendet werden;
• Organisationsstruktur der für den Prozess zuständigen Abteilungen;
• Informationen über die Zusammensetzung, Ausbildung und Erfahrungen des an dem Verfahren beteiligten Personals;
• Kopien der Ausbildungsnachweise für das gesamte an dem Verfahren beteiligte Personal;
• Standards, Schulungsprogramme für das am Verfahren beteiligte Personal;
• Informationen über die Sicherheit, den Gesundheitsschutz und die medizinische Versorgung im Zusammenhang mit dem Verfahren (sofern nicht bereits in den Standardarbeitsanweisungen enthalten);
• Arbeitsanweisungen für das Qualitätsmanagement des Verfahrens und Dokumentieren vor Ort;
• Informationen über die zu verwendenden Ausrüstungen, einschließlich ihrer Wartung und der Versorgung mit Ersatzteilen, sowie einschlägige Unterlagen, die ihre Funktionsfähigkeit und Eignung für die vorgesehenen Aufgaben belegen;
• Informationen über das Vorhandensein von Genehmigungen für die Durchführung gefährlicher Arbeiten und/oder den Betrieb (Verwendung) von Maschinen, Geräten, Ausrüstungen mit erhöhtem Risiko usw.

Die Fristen und Bedingungen für den Beginn der Arbeit der Zertifizierungsstelle in der operativen Phase sowie die Fristen für die Prüfung des Antrags und die Überarbeitung sind identisch mit denen in der Organisationsphase. Wenn der Antragsteller die Fristen nicht einhält, werden die Unterlagen nicht berücksichtigt, und dann werden die Zertifizierungsschritte abgebrochen.

Wenn Antrag und Unterlagen den Verfahrensanforderungen entsprechen, werden sie innerhalb von 15 Arbeitstagen geprüft.

Wenn bei der Prüfung Mängel festgestellt werden, hat der Antragsteller diese innerhalb von 30 Arbeitstagen zu beseitigen. Die Nichteinhaltung dieser Frist führt zur Aussetzung der Zertifizierung.

Sobald alle Mängel behoben sind, wird über das Bestehen der operativen Phase entschieden.

3.3. Vor-Ort-Prüfung

Während der Vor-Ort-Prüfung muss die Zertifizierungsstelle sicherstellen, dass die Verfahren in Übereinstimmung mit den Standardarbeitsanweisungen und anderen Dokumenten, die vom Antragsteller für die operative Phase verwendet werden, durchgeführt und gehandhabt werden.

Die Vor-Ort-Prüfung wird für die Verfahren durchgeführt, für die die Zertifizierungsstelle entschieden hat, dass der Antragsteller die operative Phase bestanden hat.

Die Vor-Ort-Prüfungsphase umfasst:

• Inspektion der relevanten Räumlichkeiten, des Geländes und der Ausrüstung zur Feststellung, ob diese in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Standardarbeitsanweisungen sind;
• Demonstration der im Antrag angegebenen Verfahren;
• Überwachung der Arbeit des Personals, einschließlich des Abteilungspersonals in der letzten Phase der Ausbildung (wenn möglich);
• Bestätigung, dass die Anzahl des Personals und dessen Qualifikation für die Wahrnehmung seiner Aufgaben mit den vom Antragsteller in der operativen Phase vorgelegten Unterlagen übereinstimmen;
• Bestätigung, dass die Standardarbeitsanweisungen und sonstige vom Antragsteller für den Betriebsablauf verwendeten Unterlagen sowie die einschlägigen Qualitätsmanagementverfahren mit den zuvor vom Antragsteller vorgelegten Unterlagen übereinstimmen und dem gesamten Personal des Antragstellers als verbindlich mitgeteilt wurden.

Wenn mindestens eine kritische Unstimmigkeit festgestellt wird, muss der Antragsteller diese innerhalb von 20 Arbeitstagen beheben. Die Zertifizierungsstelle prüft die Unterlagen zur Behebung der kritischen Mängel innerhalb von 5 Arbeitstagen.

Kritische Mängel sind:

• Fehlen von Kommunikationsmitteln;
• Unkenntnis des Personals über das Evakuierungsverfahren;
• Nichteinhaltung der Sicherheitsabstände;
• Fehlende oder falsch getragene Schutzkleidung;
• Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften.

Wenn kritische Mängel nicht fristgerecht durch den Antragsteller behoben werden, hat dies eine Aussetzung der Zertifizierungsschritte zur Folge.

Anmerkung: die Vor-Ort-Prüfung kann nur einmal wiederholt werden. Wenn bei der Wiederholung kritische Mängel festgestellt werden, wird die Zertifizierung ausgesetzt, und der Antragsteller muss mit einem neuen Antrag in der operativen Phase von vorne beginnen.

3.4. Datenauswertung und Zertifizierungsentscheidung

Die Datenauswertung und die Zertifizierungsentscheidung werden von einer Person oder einer Gruppe von Personen durchgeführt, die nicht am Prüfverfahren beteiligt waren.

Innerhalb von 3 Arbeitstagen nach der Zertifizierungsentscheidung schließt die Zertifizierungsstelle für jedes Verfahren einen Zertifizierungsvertrag mit dem Antragsteller ab. Nach Abschluss dieses Vertrages (ebenfalls innerhalb von 3 Tagen) stellt die Zertifizierungsstelle für jedes Verfahren ein Konformitätszertifikat aus.

Nach Erhalt von mindestens einem Konformitätszertifikat aus der Liste der im Antrag genannten Verfahren erlangt der Antragsteller den Status eines Minenschutzbetreibers.

Erstzertifikate werden für einen Zeitraum von 3 Jahren ausgestellt. Änderungen der ausgestellten Zertifikate können nur von der Zertifizierungsstelle vorgenommen werden, die das betreffende Verfahren zertifiziert hat.