Aufhebung der obligatorischen zweiten Unterschrift auf Leistungsnachweisen in der Ukraine

1. Das neue Gesetz

2. Was sich für Unternehmen geändert hat

3. Was unverändert bleibt

4. Potenzielle Risiken

1. Das neue Gesetz

Am 24. Februar 2026 verabschiedete das ukrainische Parlament den Gesetzentwurf Nr. 14023, der Änderungen am ukrainischen Gesetz „Über Buchführung und Finanzberichterstattung in der Ukraine“ einführt (nachfolgend – das Gesetz) und die Regeln für die Erstellung von Primärdokumenten bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Ausführung von Arbeiten wesentlich ändert. Diese Änderungen zielen darauf ab, den Dokumentenverkehr zu vereinfachen, den administrativen Aufwand für Unternehmen zu verringern und die ukrainischen Vorschriften an europäische Standards anzugleichen.

Diese Entscheidung soll die Bürokratie abbauen, Abrechnungen zwischen den Parteien beschleunigen und die ukrainische Praxis an moderne europäische Standards anpassen.

Zuvor galt ein Abnahmeprotokoll, d. h. ein Nachweis über ausgeführte Arbeiten (oder erbrachte Dienstleistungen), nur dann als gültiges Primärdokument, wenn es die Unterschriften beider Parteien – des Auftragnehmers und des Auftraggebers – enthielt. In der Praxis führte dies häufig zu:

• Zahlungsverzögerungen aufgrund verspäteter Unterzeichnung;
• administrativem Aufwand;
• formellen Streitigkeiten über das Datum der Abnahme der Arbeiten.

Das Gesetz sieht Folgendes vor:

• die Abschaffung der verpflichtenden zweiten Unterschrift (der Unterschrift des Auftraggebers), sofern die Parteien im Vertrag ein vereinfachtes Verfahren für die Erstellung von Primärdokumenten vorgesehen haben;
• die Unterschrift des Auftragnehmers bleibt verpflichtend, das Dokument kann jedoch nach Vereinbarung der Parteien vereinfachte Angaben enthalten;
• die Möglichkeit, die Erbringung von Dienstleistungen durch eine Rechnung oder einen Billing Statement zu bestätigen;
• die Anerkennung der bargeldlosen Zahlung als Bestätigung eines Geschäftsvorgangs.

Somit ist das Abnahmeprotokoll nicht länger die einzige mögliche Form, die Erbringung von Dienstleistungen zu bestätigen.

2. Was sich für Unternehmen geändert hat

2.1. Beschleunigung der Abrechnungen

Dadurch, dass nicht mehr auf die Unterschrift des Auftraggebers gewartet werden muss, lassen sich Verzögerungen bei finanziellen Abrechnungen vermeiden.

2.2. Verringerung des administrativen Aufwands

Unternehmen sind nicht länger verpflichtet, für jeden Geschäftsvorgang papierbasierte Abnahmeprotokolle auszutauschen. Dies ist insbesondere relevant für:

• IT-Unternehmen;
• Beratungsunternehmen;
• Marketingdienstleistungen;
• Outsourcing-Verträge;
• internationale Verträge.

2.3. Flexibilität in Vertragsbeziehungen

Die Parteien können das Verfahren zur Dokumentation ausgeführter Arbeiten im Vertrag selbständig festlegen. Das Gesetz erlaubt es Unternehmen, den Dokumentenverkehr an ihre eigenen Prozesse anzupassen.

3. Was unverändert bleibt

Es ist wichtig zu verstehen, dass:

• Primärdokumente die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten müssen;
• für Transaktionen mit Haushaltsmitteln gesonderte Anforderungen gelten können;
• in bestimmten Fällen (zum Beispiel bei der Übertragung von Vermögenswerten) ein Abnahmeprotokoll weiterhin verpflichtend bleibt.

Es geht also nicht um die vollständige Abschaffung von Abnahmeprotokollen, sondern um deren fakultativen Charakter bei bestimmten Geschäftsvorgängen.

4. Potenzielle Risiken

Trotz der positiven Änderungen sollte Folgendes berücksichtigt werden:

• die Notwendigkeit, das Verfahren zur Bestätigung von Dienstleistungen im Vertrag eindeutig festzulegen;
• das Risiko von Streitigkeiten über den Umfang oder die Qualität der ausgeführten Arbeiten;
• die Notwendigkeit eines ordnungsgemäßen dokumentarischen Nachweises für Zwecke der steuerlichen Erfassung.

Ist das Verfahren zur Erstellung der Dokumente im jeweiligen Vertrag nicht geregelt, kann dies Streitigkeiten auslösen.

Zusammenfassend ist die Verabschiedung des Gesetzes ein bedeutender Schritt bei der Reform des ukrainischen Dokumentenverkehrs. Es beseitigt formale Hürden für Unternehmen und ermöglicht es, Buchhaltungsdokumente an reale Geschäftsprozesse anzupassen.