Registrierung eines ukrainischen Unternehmens für UN-Ausschreibungen
1. UN-Beschaffungen
2. Register von UNGM-Lieferanten
3. Registrierung auf der Basisstufe
4. Wie wird das Registrierungsformular für die Basisstufe ausgefüllt?
5. Wie wird die Registrierung von Lieferanten auf der UNGM-Plattform verfolgt?
1. UN-Beschaffungen
Die UN ist einer der weltweit größten Einkäufer von Waren und Dienstleistungen. Das Ausschreibungsvolumen beläuft sich auf rund 20 Milliarden USD pro Jahr, die in die Friedenssicherung, die humanitäre Hilfe für Millionen Betroffene sowie die Unterstützung von Ländern bei Pandemien, Katastrophen und bewaffneten Konflikten, unter anderem in der Ukraine, fließen.
Ukrainische Unternehmen arbeiten seit langem mit den Institutionen des UN-Systems zusammen, und die Ukraine gehört zu den dreißig größten Lieferanten von Gütern und Dienstleistungen für die UNO. Dies zeigt, dass ukrainische Unternehmen das Potenzial haben, die Bedürfnisse der UNO zu befriedigen. Darüber hinaus ist die Teilnahme an UN-Beschaffungen angesichts der äußerst schwierigen wirtschaftlichen Situation sowie der beispiellosen internationalen Finanzierung von Unterstützungsprogrammen für die Ukraine eine echte Chance für ukrainische Unternehmen, nicht nur zu überleben und sich zu entwickeln, sondern auch das Land im Kampf gegen den russischen Eindringling zu unterstützen.
Das UN-Beschaffungssystem umfasst Ausschreibungen, die die Beschaffung von Waren, Werken und Dienstleistungen durch verschiedene Organisationen sicherstellen: es geht um das UN-Sekretariat, WFP, UNICEF, UNESCO, UNDP usw. Jede dieser Organisationen hat ihre eigenen Bedürfnisse, Programme und Finanzierung. Dementsprechend wird die Beschaffung im UN-System durch etablierte Finanzstandards und Regeln jeder UN-Organisation geregelt. Diese Regeln können im Detail von Organisation zu Organisation variieren. Ebenso unterschiedlich sind auch Richtlinien, Praktiken und Verfahren in Bezug auf die Organisation der Beschaffung, Schlüsselbereiche der Beschaffung, Arten von Beschaffungs- und Bewertungsinstrumenten, Auswahl von Gewinnern, Autoritätsebenen, monetäre Schwellenwerte, Verfahren zur Genehmigung von Ausschreibungsergebnissen, Kontrollverfahren und Rechenschaftspflicht für die ordnungsgemäße (oder unsachgemäße) Verwendung von Ressourcen.
Normalerweise hat jede UN-Organisation ihre eigenen Informationsquellen für Beschaffungsankündigungen. Sie alle nutzen jedoch die spezialisierte Seite „The United Nations Global Marketplace“ (UNGM).
Nach der Registrierung auf dieser Plattform und dem Bestehen der Verifizierungsverfahren treten ukrainische Lieferanten in das Blickfeld aller UN-Organisationen, die auf der Grundlage von Daten der UNGM-Plattform eine Lieferantendatenbank bilden. Diese Plattform ist eine einheitliche elektronische Plattform zur Veröffentlichung von Ankündigungen der 39 Agenturen des UN-Systems zur Durchführung von Ausschreibungen beinahe auf der ganzen Welt.
2. Register von UNGM-Lieferanten
Es gibt 3 Registrierungsstufen für UN-Lieferanten auf der UNGM-Plattform:
- Basisstufe (Basic Level)
Alle auf dieser Ebene registrierteт Lieferanten können an Beschaffungen mit einem maximalen Vertragsbetrag von bis zu 150.000,- USD teilnehmen;
- Stufe 1 (Level 1)
Alle auf dieser Ebene registrierten Lieferanten können an Beschaffungen mit einem maximalen Vertragswert zwischen 150.000,- und 500.000,- USD teilnehmen;
- Stufe 2 (Level 2)
Alle auf dieser Ebene registrierten Lieferanten können an Beschaffungen mit einem maximalen Vertragsbetrag von mehr als 500.000,- USD teilnehmen.
Im Allgemeinen können Lieferanten jedoch nur dann an Beschaffungen teilnehmen, wenn sie auf der Basisstufe registriert sind.
3. Registrierung auf der Basisstufe
Die Registrierung von Lieferanten auf der UNGM-Plattform erfolgt nach dem „Alles-aus-einer-Hand“-Prinzip. Um einen Lieferanten auf der Basisstufe zu registrieren, muss das entsprechende Formular ausgefüllt werden.
Der Algorithmus zum Ausfüllen des Formulars ist sehr wichtig, da gerade auf der Grundlage von Informationen, die die UNO-Mitarbeiter aus diesem Formular erhalten, die Entscheidung getroffen wird, den Lieferanten auf der UNGM-Plattform zu registrieren.
4. Wie wird das Registrierungsformular für die Basisstufe ausgefüllt?
Um das Registrierungsformular auszufüllen, muss der ukrainische Lieferant eine Reihe von aufeinanderfolgenden Schritten durchlaufen und Informationen über sich selbst und die Waren (Werke oder Dienstleistungen), die er im UN-Beschaffungssystem verkaufen möchte, korrekt eingeben.
1. Melden Sie sich auf der UNGM-Webseite bei Ihrem Konto an.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Registration at Basic Level (in der Seitenleiste des Menüs).
3. Füllen Sie das Registrierungsformular aus.
Das Registrierungsformular wird mit den folgenden Abschnitten ausgefüllt:
3.1. Abschnitt „Allgemeine Informationen“
Beim Ausfüllen des Abschnitts „Allgemeine Informationen“ müssen Sie Folgendes angeben:
- Name des Lieferanten
Anmerkung: Der Name muss exakt mit dem Namen übereinstimmen, der auf dem Registrierungszertifikat oder dem Registrierungsauszug des Lieferanten steht. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, bei der Registrierung eines Unternehmens, das an der UN-Beschaffung teilnehmen wird, den Namen des Lieferanten in englischer Sprache anzugeben, damit es bei der Registrierung zu keinen Übersetzungsproblemen kommt;
- Lizenznummer
Anmerkung: es handelt sich nicht von einer Lizenz zur Ausübung einer besonderen Art der Geschäftstätigkeit. In dieser Zeile muss die Registrierungsnummer des Lieferunternehmens (bei ukrainischen Unternehmen geht es um den EDRPOU-Code) angegeben werden, der im entsprechenden Auszug oder Zertifikat angezeigt wird;
- Gründungsjahr des Lieferunternehmens
Anmerkung: Das Jahr muss in einem standardmäßigen vierstelligen Format angegeben werden (z.B. 2007);
- Eigentumsform
Es ist notwendig, die (juristische oder natürliche) Person anzugeben, die die Kontrolle über das Lieferunternehmen ausübt, und die Eigentumsform des Unternehmens aus der Liste auszuwählen. Das Formular bietet auch die Möglichkeit anzugeben, dass der Eigentümer des Lieferunternehmens (mehr als 51 %) eine Frau ist.
- die Politik des Lieferanten bezüglich der Integration von Menschen mit Behinderungen in seine Aktivitäten
Wenn der Lieferant konsequent eine Inklusionspolitik umsetzt, sollten Sie die Option „Disability-inclusive supplier“ wählen.
Nachdem Sie die Daten in diesem Abschnitt eingegeben haben, klicken Sie auf „Save and Continue“ und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
3.2. Abschnitt „Adresse“
Im Abschnitt „Adresse“ wird die Adresse des Lieferanten eingetragen. Es ist wünschenswert, dass die Adresse sowie andere Angaben mit den Registrierungsinformationen des Lieferanten übereinstimmen, die sich im Registrierungszertifikat (Auszug usw.) widerspiegeln.
Nachdem Sie die Daten in diesem Abschnitt eingegeben haben, klicken Sie auf „Save and Continue“ und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
3.3. Abschnitt „Länder der Geschäftstätigkeit“
Im Abschnitt „Länder der Geschäftstätigkeit“ müssen Angaben zu den Gebieten gemacht werden, in denen der Lieferant tätig ist. In diesem Bereich gibt es zwei Optionen zur Auswahl:
- Nationale Ebene (der Lieferant übt seine Geschäftstätigkeit hauptsächlich auf dem Gebiet des Landes aus, in dem er registriert ist). Wenn die nationale Geschäftsebene gewählt wird, muss das Land angegeben werden, in dem der Lieferant geschäftlich tätig ist;
- Internationale Ebene (wenn der Lieferant seine Geschäfte hauptsächlich im Land seiner Registrierung und in anderen Ländern ausübt).
Nachdem Sie die Daten in diesem Abschnitt eingegeben haben, klicken Sie auf „Save and Continue“ und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
3.4. Abschnitt „Kontakte“
Im Abschnitt „Kontakte“ müssen Kontakte des Lieferanten eingegeben werden. Es lohnt sich, Folgendes zu bedenken:
- Kontakte müssen den in den Registrierungsdaten (Zertifikat, Auszug usw.) angegebenen Informationen entsprechen. Es ist auch wünschenswert, dass diese Kontakte den veröffentlichten Informationen (z.B. auf der Webseite des Lieferanten) entsprechen;
- Sie müssen die E-Mail-Adresse sehr sorgfältig eingeben – Sie können sie später nur durch ein separates Verfahren ändern.
Nachdem Sie die Daten in diesem Abschnitt eingegeben haben, klicken Sie auf „Save and Continue“ und fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
3.5. Abschnitt „Waren und Dienstleistungen“
Im Abschnitt „Waren und Dienstleistungen“ müssen Informationen über die Tätigkeit des Lieferanten eingegeben werden. Diese Informationen müssen Sie durch Auswahl eines speziellen UNSPSC-Codes für Waren und Dienstleistungen eingeben.
Zunächst müssen Sie verstehen, um welche Codes es sich handelt. Der UN-Standardcode für Waren und Dienstleistungen UNSPSC ist ein globales Klassifizierungssystem für Produkte und Dienstleistungen. Diese Codes werden von UNGM verwendet, um Produkte und Dienstleistungen der Lieferanten zu klassifizieren. Die Wahl der Codes ist sehr wichtig, da auf ihrer Grundlage Lieferanten für bestimmte Waren und Dienstleistungen ausgewählt werden, die von UN-Organisationen gekauft werden können.
Bei der Veröffentlichung von Beschaffungsangeboten auf der UNGM-Plattform verwenden UN-Mitarbeiter UNSPSC-Codes, um die zu beschaffenden Produkte und/oder Dienstleistungen zu identifizieren. Unter Verwendung dieser Codes können Lieferanten auch nach Anzeigen im System suchen, und das System kann automatische Benachrichtigungen über das Erscheinen von relevanten Waren und Dienstleistungen in Ausschreibungsankündigungen senden.
Um die relevanten UNSPSC-Codes auszuwählen, müssen Sie ein Schlüsselwort in die Suchleiste eingeben. Das System bietet mehrere geeignete Codes an. Es ist ratsam, verschiedene Schlüsselwörter für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung einzugeben, bis passende Ergebnisse gefunden werden. Es ist zu beachten, dass Sie jeweils nur ein Schlüsselwort eingeben können.
Nachdem Sie die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen in der vorgeschlagenen Liste gesehen haben, müssen Sie sie mit einem Häkchen versehen. Es ist notwendig, Codes sorgfältig und so vollständig wie möglich zu wählen, um Waren und Dienstleistungen zu beschreiben. Dazu ist es notwendig, die Codes der untersten Ebene auszuwählen und sicherzustellen, dass diese Codes in den entsprechenden Kategorien sind.
Um die ausgewählten Codes zu speichern, klicken Sie auf „Save and Continue“ und gehen Sie zum nächsten Abschnitt.
3.6. Abschnitt „Konformitätserklärung“
Im Abschnitt „Konformitätserklärung“ müssen Sie die darin enthaltenen Erklärungen und Zusicherungen bestätigen. Tatsächlich handelt es sich um abgekürzte Zulassungsbedingungen, auf die sich UN-Mitarbeiter bei der Prüfung von Anträgen verlassen. Im Registrierungsformular werden sie, im Vergleich zu UN-Regulierungsdokumenten, etwas abgekürzt eingereicht und enthalten im Allgemeinen Folgendes:
- Zusicherung, dass der Lieferant kein Unternehmen ist, dem die Teilnahme an UN-Beschaffungen untersagt ist, oder dass er mit einem solchen Unternehmen nicht verbunden ist;
- Zusicherung, dass der Lieferant nicht von der Liste der UN-Lieferanten oder eines der UN-Subjekte, einschließlich der Weltbank, gestrichen worden ist oder dass seine Teilnahme an solchen Listen nicht ausgesetzt wurde;
- Zusicherung, dass der Lieferant in den letzten 3 Jahren nicht wegen Korruption, Betrug, Nötigung, geheimen Absprachen oder anderen unethischen Praktiken untersucht oder sanktioniert wurde;
- Zusicherung, dass sich der Lieferant nicht im Insolvenzverfahren befindet und dass es keine Klagen oder Erklärungen gibt, die in absehbarer Zeit dazu führen könnten;
- die Verpflichtung des Lieferanten, Änderungen der von ihm in diesem Abschnitt angegebenen Informationen mitzuteilen.
Um diese Zusicherungen zu bestätigen, müssen Sie das Formular ankreuzen.
Nachdem Sie die Zusicherungsbestätigung gestellt haben, müssen Sie auf „Save and Continue“ klicken, und damit gilt das Ausfüllen des Registrierungsformulars für die Registrierung auf der Basisstufe als abgeschlossen.
Nach dem Klick auf „Save and Continue“ wird das Formular zur Prüfung versendet, um über die Registrierung des Lieferanten auf der UNGM-Plattform zu entscheiden.
5. Wie wird die Registrierung von Lieferanten auf der UNGM-Plattform verfolgt?
Änderungen im Registrierungsverfahren im System werden in den Statuses widergespiegelt, die im Abschnitt My submission statuses nachverfolgt werden können.
Die Statuses beziehen sich auf die Bewertung der Registrierung von Lieferanten auf einer bestimmten Stufe, die bereits direkt von den zuständigen UN-Organisationen durchgeführt wird, und geben Aufschluss darüber, in welchem Stadium sich der Lieferant auf dem Weg zur Teilnahme an UN-Ausschreibungen befindet.
Folgende Statuses sind besonders zu beachten:
- Supplier to update (die bereitgestellten Informationen erwiesen sich als unzureichend oder irreleveant);
- Registered (der Lieferant ist im System registriert);
- Declined (dem Lieferanten wird die Registrierung verweigert).
Erfahren Sie mehr über die Statuses auf der UNGM-Beschaffungsplattform (bald verfügbar).
Durch die Registrierung auf der Basisstufe erhalten ukrainische Lieferanten Zugang zur Teilnahme an UN-Beschaffungen, deren Ankündigungen auf der UNGM-Plattform veröffentlicht werden. Darüber hinaus kann sich der Lieferant auf Stufen 1 und 2 registrieren, um an größeren Beschaffungen teilzunehmen.