23 Квітня, 2024

Первинна сертифікація процесів протимінної діяльності в Україні

Вступ

1. Процеси, які сертифікуються в Україні

2. Загальні вимоги до подання документів

3. Етапи первинної сертифікації:

3.1. Організаційний етап

3.2. Операційний етап

3.3. Етап оцінки на місці

3.4. Аналіз даних та прийняття рішення

 

Одним із заходів, спрямованих на дерегуляцію ринку розмінування в Україні є експериментальний проєкт сертифікації операторів і процесів протимінної діяльності, запроваджений в Україні з 2 лютого 2024 року. До запуску цього проєкту правила сертифікації в окремих органах відрізнялися за процедурними деталями.

Цей проєкт покликаний уніфікувати саме процедурні аспекти. Вимоги до заявників, як і раніше, встановлює законодавство й актуальні національні стандарти на момент звернення за сертифікацією.

1. Процеси протимінної діяльності, які сертифікуються в Україні

Щоб набути статусу оператора протимінної діяльності, необхідно пройти первинну сертифікацію та отримати сертифікат на хоча б один процес протимінної діяльності.

Сертифікації підлягають такі процеси протимінної діяльності:

• нетехнічне обстеження;
• технічне обстеження;
• ручне розмінування;
• розмінування з використанням машин і механізмів;
• застосування кінологічних розрахунків мінно-розшукової служби;
• очищення району воєнних (бойових) дій;
• розмінування акваторій;
• порядок знешкодження (знищення) мін / вибухонебезпечних залишків війни;
• інформування населення про ризики, пов’язані з мінами та вибухонебезпечними залишками війни.

Наразі сертифікацію операторів і процесів протимінної діяльності в Україні здійснюють такі органи сертифікації:

• Центр протимінної діяльності Державної спеціальної служби транспорту (ДССТ), м. Чернігів;
• Міжрегіональний центр гуманітарного розмінування Державної служби України з надзвичайних ситуацій (ДСНС), м. Мерефа;
• Центр розмінування Збройних Сил України, м. Кам’янець-Подільський.

Важливо переконатися, що орган сертифікації, до якого звертається компанія, акредитований щодо відповідного процесу розмінування. Наприклад, сертифікацію процесу з розмінування акваторій проводить Центр протимінної діяльності Державної спеціальної служби транспорту (ДССТ) у м. Чернігів.

2. Загальні вимоги до подання документів

Всі документи подаються для сертифікації державною мовою. Документи, складені іноземною мовою, необхідно перекласти.

Заявка та документи можуть бути подані в паперовій або електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису.

Під час первинної сертифікації не можна подавати заявку на сертифікацію тих самих процесів до різних органів сертифікації одночасно.

Якщо первинна сертифікація одного з процесів не вдалася (документи повернені, не дотримані строки тощо), можна подати заявку на сертифікацію такого процесу до іншого органу сертифікації або повторно її подати до того ж органу.

Якщо вже є сертифікат відповідності, виданий органом сертифікації, до якого подається заявка на сертифікацію нового процесу, первинна сертифікація такого нового процесу здійснюється без організаційного етапу, звичайно, за умови, що подані раніше документи не зазнали змін.
Сертифікація є платною. Від плати можуть бути звільнені урядові оператори та неурядові/неприбуткові організації, якщо виконання заходів з протимінної діяльності відповідає їх статутним цілям.

Дуже важливим є аудит готовності компанії до сертифікації процесів протимінної діяльності, який дозволить встановити відповідність законодавству та стандартам документації, організаційної структури, персоналу, матеріально-технічної бази тощо.

Це дозволить уникнути як фінансових витрат, так і втрат часу, які неминуче виникнуть у випадку виправлення недоліків у стислі терміни під час сертифікації або припинення робіт із сертифікації.

3. Етапи первинної сертифікації

3.1. Організаційний етап

На організаційному етапі орган сертифікації підтверджує організаційні, фінансові, юридичні та управлінські можливості заявника, а також його можливості з управління якістю як оператора протимінної діяльності.

Для цього до органу сертифікації треба подати досить широкий перелік документів й інформації, серед яких, зокрема:

• відомості щодо кваліфікації, освіти та практичного досвіду керівника, керівників структурних підрозділів та копії їхніх посадових інструкцій;
• відомості про логістичні спроможності;
• інформацію про внутрішню систему управління якістю, систему управління інформацією, заходи безпеки та охорони праці, наявні сертифікати відповідності тощо.

Орган сертифікації повинен протягом 2 робочих днів надіслати заявнику електронною поштою повідомлення з проєктом договору на виконання робіт із сертифікації на організаційному етапі та вартістю робіт на цьому етапі.

Заявка розглядається протягом 5 робочих днів. Якщо заявка неповністю заповнена або містить недостовірну інформацію, до неї додано неповний пакет документів, то її повернуть на доопрацювання. Строк для доопрацювання не може перевищувати 30 днів.

Якщо із заявкою та пакетом документів все добре, орган сертифікації аналізує заявку та документи протягом 10 робочих днів.

Якщо всі невідповідності були усунуті, результатом розгляду може бути рішення про те, що заявник пройшов організаційний етап.

3.2. Операційний етап

На операційному етапі проводиться оцінка практичних та технічних можливостей заявника для здійснення процесів на основі аналізу поданих документів.

Документи треба подавати окремо для кожного процесу протимінної діяльності. До таких документів, зокрема, належать:

• стандарти, норми, положення та інші документи, що охоплюють стандартні операційні процедури, які використовують для функціонування процесу;
• структура підрозділів, які виконують процес;
• відомості щодо штатного розпису, освіти та досвіду роботи персоналу, який задіяний у виконанні процесу;
• копії свідоцтв про проходження підготовки для всього персоналу, задіяного у виконанні процесу;
• стандарти, програми навчання персоналу, задіяного у виконанні процесу;
• відомості про безпеку, охорону праці та медичне забезпечення функціонування процесу (якщо їх ще не внесено у стандартні операційні процедури);
• процедури з управління якістю процесу, ведення документації в польових умовах;
• відомості про обладнання, яке використовуватимуть, зокрема його обслуговування та постачання запасних частин, відповідні документи, що підтверджують його справність і відповідність умовам виконання завдань;
• інформація щодо наявності дозволів на виконання робіт підвищеної небезпеки та/або на експлуатацію (застосування) машин, механізмів, устаткування підвищеної небезпеки тощо.

Терміни та умови початку робіт органу сертифікації на операційному етапі, а також термін розгляду заявки та терміни на доопрацювання – аналогічні термінам на організаційному етапі. Якщо заявник не вкладається в терміни, то документи залишаються без розгляду, а роботи із сертифікації припиняються.

Якщо заявка і документи відповідають вимогам процедури, вони аналізуються протягом 15 робочих днів.

Якщо в ході аналізу виявлено невідповідності, заявник повинен усунути їх протягом 30 робочих днів. Порушення цього строку потягне за собою припинення робіт із сертифікації.

Якщо всі невідповідності усунуті, то приймається рішення про проходження операційного етапу.

3.3. Етап оцінки на місці

На етапі оцінки на місці орган сертифікації повинен підтвердити, що процеси будуть здійснюватися і управлятися відповідно до стандартних операційних процедур й інших документів, якими керується заявник для функціонування процесу.

Етап оцінки на місці проводиться для процесів, щодо яких орган сертифікації прийняв рішення про успішне проходження операційного етапу.

Етап оцінки на місці включає:

• перевірку відповідних приміщень, ділянок, обладнання з метою визначення їхньої відповідності вимогам стандартних операційних процедур;
• демонстрацію виконання процесів;
• ведення спостереження за діями персоналу, серед іншого, персоналу підрозділів на заключному етапі навчання (за можливості);
• підтвердження, що чисельність персоналу та його кваліфікація для виконання своїх обов’язків відповідають документам, поданим заявником під час операційного етапу;
• підтвердження, що стандартні операційні процедури й інші документи, якими керується заявник для функціонування процесу, і відповідні процеси управління якістю відповідають документації, що її раніше надав заявник, та доведені до всього персоналу заявника як обов’язкові до виконання.

Якщо виявлено хоча б одну критичну невідповідність, заявник повинен усунути її протягом 20 робочих днів. Документи про усунення критичних невідповідностей орган сертифікації аналізує протягом 5 робочих днів.

До критичних невідповідностей належать:

• відсутність засобів зв’язку;
• персонал не знає процедури евакуації;
• порушення безпечних відстаней;
• захисний одяг відсутній або одягнутий неправильно;
• порушення заходів безпеки.

Якщо заявник не усуває критичні невідповідності вчасно, роботи з сертифікації припиняються.

Важливо: повторне проведення етапу оцінки на місці допускається лише один раз. Якщо критичні невідповідності будуть виявлені під час повторного проведення етапу оцінки на місці, роботи з сертифікації припиняться і заявнику потрібно буде почати все спочатку – за новою заявкою з операційного етапу.

3.4. Аналіз даних та прийняття рішення

Аналіз даних та прийняття рішення щодо сертифікації здійснюється особою або групою осіб, які не були залучені до процесу оцінювання.

Протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про сертифікацію, орган сертифікації укладає з заявником сертифікаційну угоду щодо кожного процесу. Після укладення такої угоди (також протягом 3 днів) орган сертифікації оформляє сертифікат відповідності для кожного процесу.

З моменту отримання хоча б одного сертифіката відповідності з переліку процесів, зазначених в заявці, заявник набуває статусу оператора протимінної діяльності.

Вперше отримані сертифікати видаються строком на 3 роки. Якщо до виданих сертифікатів треба внести зміни, можна звертатися тільки до того ж органу сертифікації, який здійснив сертифікацію відповідного процесу.