Проставлення апостиля в Україні
1. Апостиль для посвідчення документів
2. На яких документах може проставлятися апостиль
3. Хто може звернутися за проставленням апостиля
4. Куди звертатись за проставленням апостиля
5. Строки, вартість і документи для проставлення апостиля
5.1. Проставлення апостиля Мін’юсту
5.2. Проставлення апостиля МЗС
5.3. Проставлення апостиля Міністерством освіти та науки
1. Апостиль для посвідчення документів
Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні, набувають юридичної чинності в міжнародному обігу та можуть бути використані на території іншої держави лише після їх відповідного посвідчення.
Тривалий час для посвідчення більшості офіційних документів, складених в Україні, вимагалося проходження багатоступеневої, досить складної та витратної процедури їх консульської легалізації. Приєднання України у 2002 році до Гаазької Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (надалі – Конвенція), стало суттєвим кроком до спрощення згаданої процедури, перетворивши апостиль на найпоширеніший спосіб посвідчення документів в Україні.
Апостиль — це спеціальний штамп, що проставляється на офіційних документах і засвідчує дійсність підписів, печаток, статус осіб, які підписали такі документи. Підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Конвенції.
Апостиль на документах в Україні
Станом на 2022 рік Конвенцію підписали 124 країни, серед яких Австралія, Австрія, Бельгія, Данія, Іспанія, Італія, Китай, Кіпр, Німеччина, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, Фінляндія, Швейцарія, Японія тощо.
Крім того, є країни, з якими Україна підписала двосторонні угоди про відміну від проставлення апостиля. Серед них: Азербайджан, Білорусь, Болгарія, Вірменія, Грузія, Казахстан, Киргизстан, Македонія, Латвія, Литва, Монголія, Молдова, Польща, Румунія, Сербія, Таджикистан, Угорщина, Чехія. Достатньою умовою для визнання офіційних документів у цьому випадку є їхній переклад офіційною мовою країни, у яку вони подаються, а також нотаріальне засвідчення цих документів у українського нотаріуса.
2. На яких документах може проставлятися апостиль
Апостиль проставляється на:
- документах, які видаються органами судової влади України (судові рішення, серед іншого, про розлучення, усиновлення, рішення в господарських справах, постанови, ухвали суду тощо);
- документах, які видаються органами прокуратури України, органами юстиції (постанови про відкриття чи закриття провадження у справі, свідоцтва про народження, одруження, розлучення, різноманітні довідки тощо);
- адміністративних документах (протоколи, акти, декларації тощо);
- документах про освіту та вчені звання (атестати, дипломи і додатки до них, довідки, сертифікати, дипломи про присвоєння вчених звань тощо);
- документах, що їх оформляють державні і приватні нотаріуси (довіреності, свідоцтва, заяви, договори, копії (фотокопії) документів, засвідчені нотаріусом переклади тощо).
Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
3. Хто може звернутися за проставленням апостиля
Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови надання:
- документа, що посвідчує особу громадянина України або
- національного паспорта іноземця або
- документа, що посвідчує особу іноземця.
Таким чином, іноземцю не потрібно їхати особисто в Україну для проставлення апостилю, це може зробити його представник в Україні.
4. Куди звертатись за проставленням апостиля
На сьогодні в Україні існує три офіційні інстанції, які уповноважені проставляти апостиль на документах:
- Міністерство юстиції України – уповноважене здійснювати апостилювання документів, які видаються органами юстиції та судами, а також тих документів, які оформлюються нотаріусами України (рішення суду, постанови суду, свідоцтва про право на спадщину, довіреності й інші документи).
- Міністерство освіти України – апостилювання документів, що належать до сфери освіти (диплом, атестат тощо).
- Міністерство закордонних справ України – апостилювання всіх інших видів документів.
5. Строки, вартість і документи для проставлення апостиля
5.1. Проставлення апостиля Міністерством юстиції України
Для проставлення апостиля необідно подати:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля (або документ, що підтверджує право заявника на звільнення від сплати).
Плата за проставлення апостиля становить:
- для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 51 гривня;
- для юридичних осіб – 85 гривень.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
Строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів. Це можливо у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності.
5.2. Проставлення апостиля Міністерством закордонних справ України
Для проставлення апостиля подаються:
- оригінал заповненої заяви на засвідчення документа;
- оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
- копія 1-шої сторінки паспорта заявника з персональними даними;
- оригінал квитанції банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля;
- (лише для юридичних осіб) лист-звернення (від імені юридичної особи за підписом її керівника з проханням засвідчити апостилем документи із зазначенням у тексті такого листа: переліку документів, що надсилаються для засвідчення, країни призначення використання таких документів, ПІБ представника, уповноваженого на засвідчення апостилем документів в МЗС України).
Плата за проставлення апостиля становить:
- для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 150 гривень;
- для юридичнихі осіб – 450 гривень.
Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються у строк до 5 робочих днів.
Cрок розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів. Це можливо у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля. Про продовження строку заявнику повідомляється під час прийому документів.
5.3. Проставлення апостиля Міністерством освіти та науки України
Для проставлення апостиля необхідно подати:
- оригінал документа про освіту державного зразка, на якому необхідно проставити апостиль, та 2 ксерокопії цього документа без нотаріального або будь-якого іншого засвідчення;
- згоду на обробку персональних даних;
- документ про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред’явлення його оригіналу).
Плата за проставлення апостиля становить:
- для громадян України, іноземних громадян й осіб без громадянства – 51 гривня;
- для юридичних осіб – 85 гривень.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 40 робочих днів.