Apostillierung von Dokumenten in der Ukraine
1. Apostille zur Beglaubigung von Urkunden
2. Welche Urkunden können apostilliert werden?
3. Wer kann Apostillen beantragen?
4. Wo sind Apostillen zu beantragen?
5. Fristen, Kosten und Unterlagen für die Apostillierung
5.1. Apostillierung beim Justizministerium
5.2. Apostillierung beim Außenministerium
5.3. Apostillierung beim Bildungs- und Wissenschaftsministerium
1. Apostille zur Beglaubigung von Urkunden
Urkunden, die unter Beteiligung von staatlichen und lokalen Behörden in der Ukraine erstellt wurden, sind im internationalen Umlauf rechtsgültig und können auf dem Territorium eines anderen Staates nur nach ihrer entsprechenden Beglaubigung verwendet werden.
Lange Zeit war es für die Beglaubigung der meisten von in der Ukraine erstellten amtlichen Urkunden erforderlich, ein mehrstufiges, ziemlich komplexes und kostspieliges Verfahren ihrer konsularischen Legalisierung durchzuführen. Der Beitritt der Ukraine im Jahr 2002 zum Haager Übereinkommen von 1961, das das Erfordernis der Legalisierung von ausländischen amtlichen Urkunden aufhebt (weiter nur Übereinkommen), war ein bedeutender Schritt zur Vereinfachung des oben genannten Verfahrens und machte die Apostillierung zur gebräuchlichsten Beglaubigungsmethode für Urkunden in der Ukraine.
Die Apostille ist ein besonderer Stempel, der auf amtlichen Urkunden angebracht wird und die Gültigkeit von Unterschriften, Siegeln sowie den Status der Personen bescheinigt, die solche Urkunden unterzeichnet haben. Die Bestätigung von Unterschriften und Siegeln auf amtlichen Urkunden durch Apostillen macht diese Urkunden in allen an der Konvention teilnehmenden Ländern gültig.
Apostille für ein belgisches Dokument, image from Wikimedia
Bis 2022 haben 124 Länder das Übereinkommen ratifiziert, darunter Australien, Österreich, Belgien, Dänemark, Spanien, Italien, China, Zypern, Deutschland, das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland, die Vereinigten Staaten von Amerika, Finnland, die Schweiz, Japan usw.
Darüber hinaus gibt es Länder, mit denen die Ukraine bilaterale Abkommen über die Nichtanbringung von Apostillen unterzeichnet hat. Darunter Aserbaidschan, Weißrussland, Bulgarien, Armenien, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Mazedonien, Lettland, Litauen, Mongolei, Moldawien, Polen, Rumänien, Serbien, Tadschikistan, Ungarn, Tschechische Republik. Eine ausreichende Bedingung für die Anerkennung von amtlichen Urkunden ist in diesem Fall deren Übersetzung in die Amtssprache des Landes, in dem sie vorgelegt werden, sowie die Beglaubigung dieser Urkunden durch einen ukrainischen Notar.
2. Welche Urkunden können apostilliert werden?
Eine Apostille wird angebracht auf:
- Urkunden, die von ukrainischen gerichtlichen Behörden ausgestellt wurden (Urteile, einschließlich über Scheidung und Adoption, Entscheidungen in Wirtschaftssachen, Gerichtsbeschlüsse usw.);
- Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft der Ukraine sowie von den zuständigen Justizbehörden ausgestellt wurden (es geht um Beschlüsse über die Eröffnung oder Beendigung von Gerichtsverfahren sowie Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden, verschiedene Bescheinigungen usw.);
- Verwaltungsurkunden (Protokolle, Akte, Erklärungen usw.);
- Bildungsurkunden und Urkunden über akademische Titel (Zeugnisse, Diplome und deren Beilagen, Bescheinigungen, Zertifikate, Diplome über die Verleihung von akademischen Titeln etc.);
- Urkunden, die von öffentlichen und privaten Notaren erstellt wurden (Vollmachten, Zeugnisse, Erklärungen, Verträge, Kopien (Fotokopien) von Urkunden, notariell beglaubigte Übersetzungen usw.).
Keine Apostillen werden angebracht: auf Originale, Kopien und Fotokopien von Passdokumenten, Militärausweisen, Arbeitsbüchern, Waffenscheinen, Fahrzeugzulassungsbescheinigungen (technischen Pässen), Personalausweisen, behördlichen und rechtlichen Akten, Erklärungen und Rechtsgutachten zu ihrer Anwendung sowie Urkunden, die den Charakter einer Korrespondenz haben.
Die Originale von amtlichen Urkunden, die von den zuständigen Behörden der ehemaligen UdSSR-Republiken ausgestellt wurden, können auf dem ukrainischen Territorium nicht zur Apostillierung akzeptiert werden. Auf Kopien (Fotokopien) mit einer beglaubigten Übersetzung dieser Urkunden kann eine Apostille nach dem auf dem ukrainischen Territorium geltenden Verfahren angebracht werden.
3. Wer kann Apostillen beantragen?
Ein Apostillierungsantrag kann von jeder Person gestellt werden, soweit sie Folgendes vorlegen kann:
- ein Dokument, das die Identität des ukrainischen Staatsbürgers bestätigt oder
- Nationalpass des Ausländers oder
- ein Dokument, das die Identität des Ausländers bestätigt.
Daher muss ein Ausländer nicht persönlich in die Ukraine kommen, um Apostillen anbringen zu lassen; dies kann von seinem Vertreter (z.B. Anwalt) in der Ukraine erledigt werden.
4. Wo sind Apostillen zu beantragen?
Derzeit gibt es in der Ukraine drei offizielle Behörden, die befugt sind, Apostillen auf Urkunden anzubringen:
- Justizministerium der Ukraine: es ist befugt, die von Justizbehörden und Gerichten ausgestellten Urkunden sowie die von ukrainischen Notaren ausgestellten Urkunden (Gerichtsbeschlüsse, Gerichtsurteile, Erbscheine, Vollmachten und sonstige Unterlagen) zu apostillieren;
- Bildungsministerium der Ukraine: Apostillierung von Bildungsurkunden (Diplome, Zeugnisse usw.);
- Außenministerium der Ukraine: Apostillierung aller anderen Arten von Urkunden.
5. Fristen, Kosten und Unterlagen für die Apostillierung
5.1. Apostillierung beim Justizministerium der Ukraine
Zur Apostillierung muss Folgendes vorgelegt werden:
- das Original der Urkunde, auf welcher eine Apostille anzubringen ist, oder dessen ordnungsgemäß beglaubigte Kopie;
- ein Dokument über die Bezahlung von Apostillierungsdienstleistungen (oder ein Dokument, das das Recht des Antragstellers auf Zahlungsbefreiung bestätigt).
Die Apostillierungsgebühr beträgt wie folgt:
- für ukrainische Staatsbürger, ausländische Bürger und Staatenlose – 51 UAH (etwa umgerechnet 1,3 EUR);
- für juristische Personen – 85 UAH (etwa umgerechnet 2,- EUR).
Die Apostillierung sowie deren Verweigerung erfolgt innerhalb von 2 Werktagen.
Die Frist für die Prüfung von zu apostillierenden Dokumenten kann auf bis zu 20 Werktage verlängert werden. Dies ist möglich, wenn es erforderlich ist, eine Musterunterschrift, einen Siegel- und/oder Stempelabdruck zu erhalten sowie Dokumente über die staatliche Registrierung von Personenstandsakten zu überprüfen, wenn es im Staatsregister von Personenstandsurkunden von Bürgern keine Informationen darüber gibt und/oder wenn es einen Zweifel an ihrer Echtheit besteht.
5.2. Apostillierung beim Außenministerium der Ukraine
Zur Apostillierung muss Folgendes eingereicht werden:
- das Original des ausgefüllten Antrags auf Beglaubigung der Urkunde;
- das Original des mit einer Apostille zu beglaubigenden Dokuments;
- eine Kopie der ersten Seite des Reisepasses des Antragstellers mit persönlichen Daten;
- die Originalquittung einer Bankeinrichtung für die Zahlung der Apostillierungsdienstleistungen;
- (nur für juristische Personen) ein Ersuchungsschreiben, wobei im Wortlaut eines solchen Schreibens Folgendes anzugeben ist: die Liste der zur Beglaubigung gesendeten Urkunden; das Bestimmungsland für den Einsatz solcher Urkunden; Nach-, Vor- und Vatersname des Vertreters, der befugt ist, Urkunden beim Außenministerium der Ukraine apostillieren zu lassen.
Die Apostillierungsgebühr beträgt wie folgt:
- für ukrainische Staatsbürger, ausländische Bürger und Staatenlose – 150 UAH (etwa umgerechnet 3,75 EUR);
- für juristische Personen – 450 UAH (etwa umgerechnet 11,25 EUR).
Die Apostillierung oder deren Verweigerung erfolgt innerhalb von 5 Werktagen.
Die Frist zur Prüfung von Urkunden kann auf bis zu 20 Arbeitstage verlängert werden. Dies ist möglich, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, um das Problem der Apostillierung zu lösen. Über die Verlängerung der Frist wird der Antragsteller bei der Annahme der Urkunden informiert.
5.3. Apostillierung beim Bildungs- und Wissenschaftsministerium der Ukraine
Zur Apostillierung muss Folgendes vorgelegt werden:
- das Original des staatlich anerkannten Bildungsdokuments, auf welchem eine Apostille angebracht werden muss, und 2 Kopien dieses Dokuments ohne notarielle oder andere Beglaubigung;
- Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
- ein Dokument über die Zahlung von Apostillierungsgebühren oder eine Kopie eines Dokuments, das das Recht auf Zahlungsbefreiung bestätigt (sofern das Original vorgelegt wird).
Die Apostillierungsgebühren betragen wie folgt:
- für ukrainische Staatsbürger, ausländische Bürger und Staatenlose – 51 UAH (etwa umgerechnet 1,3 EUR);
- für juristische Personen – 85 UAH (etwa umgerechnet 2,- EUR).
Die Apostillierung oder deren Verweigerung erfolgt innerhalb von 40 Werktagen.