Как эффективно провести процедуру Legal Due Diligence в Украине
1. Общий алгоритм проведения Legal Due Diligence
2. Подготовка к проведению Legal Due Diligence
2.1. Определение цели и объекта Legal Due Diligence
2.2. Заключение договоров и определение структуры коммуникации
2.3. Разработка опросников (questionnaire)
2.4. Создание Virtual Data Room
3. Сбор, анализ и интерпретация данных
4. Подготовка и выпуск отчета Legal Due Diligence
1. Общий алгоритм проведения Legal Due Diligence
Legal Due Diligence в Украине – это достаточно сложный процесс. Разумеется, масштаб, сроки и сложность зависит от конкретной процедуры, но в целом алгоритм стандартный: подготовка к юридическому аудиту, проведение юридического аудита, оформление результатов. Выглядит просто – как и все действительно сложное.
Каждый из компонентов этого алгоритма – спланированный процесс, каждая ошибка, замедляющая транзакцию, приводит к неправильным решениям, а также может разрушить соглашение.
В целом, Legal Due Diligence в Украине организационно выглядит так:
(Нажмите на картинке для просмотра в максимальном качестве)
2. Подготовка к проведению Legal Due Diligence
2.1. Определение цели и объекта Legal Due Diligence
Подготовка к Legal Due Diligence – очень важный этап, по сути, определяющий эффективность всего процесса. На этом этапе необходимо описать и зафиксировать видение заказчика касательно его общих целей и четко установить объект Legal Due Diligence.
Например, в процедуре будут различные параметры, если заказчику нужно провести юридический аудит в рамках общей оценки украинского актива, который он намеревается приобрести, если заказчик планирует упорядочить юридические аспекты деятельности своей украинской компании или подготовиться к сертификации. Это же касается определения объекта юридического аудита: компания, группа компаний или только имущественный комплекс.
Кроме того, на этом этапе украинские юристы помогают заказчику структурировать его видение, квалифицированно идентифицировать объект юридического аудита. Legal Due Diligence всегда является частью какого-то бизнес-процесса, поэтому юристам необходимо видеть общую картину, чтобы обеспечить синергию процедур и результатов юридического аудита с другими процессами транзакции.
Кроме того, четкое установление запроса заказчика и объекта – необходимое для формализации отношений между сторонами определение условий и подписание договоров между всеми участниками процесса.
2.2. Заключение договоров и определение структуры коммуникаций
В следующей фазе подготовки к проведению Legal Due Diligence между участниками процесса заключаются договоры – договор о проведении Legal Due Diligence в Украине и договоры о неразглашении конфиденциальной информации.
Важным мероприятием на этом этапе также является проведение учредительного совещания с участием представителей всех участников транзакции. На этом совещании должны быть решены вопросы коммуникаций, полномочий, требований к юристам и персоналу, который будет участвовать в процессе со стороны заказчика и целевого актива, сроков и способов решения возможных конфликтов. По сути, должна быть «расчищена дорога» для непрерывного процесса.
2.3. Разработка опросников (questionnaire)
Третья фаза подготовки Legal Due Diligence полностью зависит от украинских юристов, поскольку они именно на этом этапе, имея достаточно информации о целях заказчика и характеристик целевого актива, формируют запросы, на основании которых они будут получать информацию и документы.
Обычно, запрос (questionnaire) включает документы и информацию, предоставляющие возможность проанализировать:
1. корпоративную и функциональную структуру целевого актива в Украине,
2. структуру управления и отношения с украинским менеджментом,
3. структуру собственности целевого актива,
4. правовой статус и обременения имущества, находящихся в собственности и пользовании целевого актива,
5. обязательства украинского целевого актива перед третьими лицами,
6. судебные споры, исполнительные производства, уголовные или административные производства, участником которых является целевой актив,
7. интеллектуальную собственность целевого актива,
8. разрешительную документацию,
9. вопрос соблюдения антимонопольного законодательства Украины,
10. вопрос трудовых отношений,
11. вопросы защиты личных данных.
В то же время, для каждого целевого актива должен разрабатываться индивидуальный запрос, в соответствии с характеристиками такого актива.
Например, при проведении Legal Due Diligence компании – регионального дилера техники приоритетным является анализ обязательств: контрактов с поставщиками, договоров об использовании торговых марок, контрактов с покупателями, условий гарантий на проданную технику. Необходимо также проанализировать наличие складов и площадок для хранения техники, ремонтных мастерских, ремонтного оборудования, презентационных площадок и тому подобное.
Юридический аудит аграрных активов в Украине должен включать анализ прав пользования землей или собственности на нее, прав собственности на производственные здания и мощности, присутствия широкого спектра специфической разрешительной документации (связанной с функционированием элеваторов, зерновых сушек, ферм), а также специфическое регулирование трудовых отношений (сезонные работники, опасные условия труда и т.п.).
Аудит украинских ІТ-компаний безусловно предполагает углубленное изучение вопроса интеллектуальной собственности и защиты личных данных.
Legal Due Diligence групп компаний обязательно должен охватывать, в частности, широкий перечень документов и информации по соблюдению антимонопольного законодательства Украины. Документы, необходимые для определения корпоративных вопросов акционерного общества, разумеется, отличаются от аналогичных документов, когда речь идет об обществе с ограниченной ответственностью.
Обычно, ни один список не является исчерпывающим и конечным. После получения первичной информации, украинские юристы формируют дополнительный уточняющий запрос, исходя из полученной информации.
2.4. Создание Virtual Data Room
Понятно, что такие объемы информации содержат сотни страниц документов, таблиц, выписок, килограммы бумаг и гигабайты файлов. Такой вал информации, не структурированный должным образом, может просто смыть исполнителей и разрушить процесс.
Основным инструментом упорядочения информации является Virtual Data Room – сетевое хранилище, в котором структурированно накапливаются данные. Такое хранилище позволяет контролировать обмен документами, предотвращать повторные запросы, определять приоритеты в исследовании данных и распределять изучение данных внутри команды украинских юристов между профильными юристами.
В случаях, когда исследованию подлежат оригиналы документов, такие хранилища позволяют упорядочить процедуру верификации – установления соответствия предоставленных электронных копий (фотографий, сканированных копий) оригиналам, а не хаотично обмениваться оригиналами документов, постоянно подвергая их риску потери.
3. Сбор, анализ и интерпретация данных
Непосредственно юридический анализ выглядит как научное исследование. Именно для этого этапа устанавливаются протоколы коммуникаций – у украинских юристов постоянно возникают дополнительные запросы, вопросы, могут выявиться различия в видении между юристами и персоналом целевого актива относительно целесообразности предоставления документов или выводов касательно предоставленных документов. Без заранее установленных правил процесс будет похож на поездку по заваленному камнями пути.
Юридический анализ заканчивается тогда, когда у экспертов исчерпываются вопросы, а у украинского целевого актива – документы. Конечно, это шутка, однако в нем значительная доля правды: Legal Due Diligence чрезвычайно тщательное изучение украинского актива.
Крайне важным этапом является интерпретация полученной информации. Здесь качество Legal Due Diligence полностью зависит от профессионализма и опыта юристов, их видения потенциальных рисков. Именно через призму этого видения формируются выводы, которые лягут в основу отчета Legal Due Diligence.
Отчет Legal Due Diligence формируется, в принципе, по той же структуре, по которой были сформированы запросы. Такой отчет обязательно должен сопровождаться реестром полученных документов, на основании которых украинские юристы делали выводы.
4. Подготовка и выпуск отчета Legal Due Diligence
До момента утверждения отчета с ним знакомятся представители украинского целевого актива и заказчика. Юристы не обязаны вносить в отчет изменения по их требованию, однако, могут зафиксировать комментарии в отдельном документе.
На практике часто встречаются случаи, когда некоторые из недостатков, установленных в процессе Legal Due Diligence, на момент готовности проекта отчета исправлены, либо фактически изменились обстоятельства. В таком случае, если представители украинской целевого актива предоставляют соответствующие подтверждения таким обстоятельствам, отчет может корректироваться. Но по общему правилу, юристы делают выводы по информации и документами на дату их предоставления. Именно поэтому важно фиксировать в отчете, по состоянию на какую дату была предоставлена информация или документы.
Завершением процедуры Legal Due Diligence является выпуск отчета, что считается основанием для оформления документов о выполнении условий договора о проведении Legal Due Diligence со стороны украинских юристов.